Comment rédiger le dossier technique pour sécuriser son CIR ? 

Quels sont les objectifs et enjeux du dossier technique CIR ?

Un dispositif fiscal déclaratif, mais qui peut être contrôlé

Le CIR étant un dispositif déclaratif, il est nécessaire de pouvoir justifier de la nature des projets retenus et des dépenses associées. C’est tout l’enjeu du dossier technique justificatif, qui doit à la fois exposer l’ensemble des postes de dépenses, les calculs, présenter les pièces justificatives et décrire les projets de R&D. Cette description doit suivre une trame définie par le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (MESR), qui peut être amenée à évoluer.

Une rédaction à réaliser en parallèle des travaux de R&D, et chaque année

Le dossier justificatif doit se constituer au fil de l’année et les différentes pièces justificatives techniques et financières doivent être conservées. 

Le dossier technique peut être vérifié par l’administration fiscale jusqu’au terme du délai de reprise, qui court jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle du dépôt de la déclaration Cerfa.  

Le dossier technique doit être constitué chaque année, même si les opérations de R&D se poursuivent d’une année à l’autre.  

Pour aider les entreprises déclarantes à constituer leur dossier, le MESR propose chaque année sur son site une trame de dossier, incluant un feuillet Excel pour présenter les éléments financiers et un document d’aide pour l’élaboration du dossier technique. En cas de contrôle fiscal, ces éléments sont demandés par les inspecteurs. 

Quelles sont les parties qui composent le dossier technique CIR ?

Le dossier justificatif est composé de plusieurs parties, mettant en avant les activités de recherche et développement éligibles au crédit d’impôt.

Ces activités doivent être systématiques, basées sur des connaissances issues de la recherche fondamentale et appliquée, et viser à conduire à de nouveaux produits ou processus ou à améliorer les existants, se déroulant au sein de l’Union Européenne ou de l’Espace Économique Européen. Il documente également où les activités de production liées à la R&D sont menées, que ce soit en France ou à l’étranger. 

La présentation de la société

L’enjeu de cette partie est de présenter l’activité de la société, ses indicateurs de R&D et la méthodologie utilisée pour la sélection des opérations de R&D. 

La présentation détaillée des opérations de R&D

Plusieurs fiches descriptives sont proposées en fonction de la nature du projet (essais cliniques, projet informatique, projet mené dans un établissement d’enseignement supérieur etc). 

Chaque opération de R&D doit donc être détaillée dans une synthèse technique, l’enjeu étant de démontrer au travers de l’argumentaire de la présence des critères d’éligibilité.

Les annexes financières 

Cette section comporte l’ensemble des factures de veille, de brevets, de sous-traitance, d’achat du matériel, les bulletins de paie, la copie des diplômes du personnel, les fiches de poste, les contrats de subvention et l’extrait des comptes associés etc. 

Rédiger la synthèse technique de son projet de R&D 

La synthèse technique est composée de plusieurs parties.

L’opération R&D dans le cadre de l’activité de l’entreprise

L’objectif est de présenter l’opération de R&D dans le contexte du projet et les motivations à l’origine du projet : demande de nouvelles performances ou de nouvelles fonctionnalités, résolution de problèmes ou d’insuffisances constatées sur les solutions existantes, etc.

Indicateurs de recherche

Cette partie doit mettre en évidence tous les indicateurs forts ou faibles pouvant justifier de l’activité de R&D : publication ou communication dans des congrès ou journaux, participation à l’encadrement de thèses, à des collaborations scientifiques avec des organismes publics, participation à un projet collaboratif subventionné par la France et/ou l’Union européenne, dépôt de brevets ou de logiciels, enveloppe Soleau, etc.

Objet de l’opération de R&D

Cette partie du dossier technique doit permettre de justifier la nécessité d’engager des travaux de R&D. Elle est composée de plusieurs sous-parties :  

Les objectifs techniques et scientifiques de l’opération

Il faut ici expliquer le contexte de lancement de l’opération de R&D, sous un angle technique et scientifique ? 

L’état de l’art

La partie qui présente l’état de l’art est la plus importante du dossier. 

L’état de l’art correspond aux connaissances existantes et accessibles au début des travaux. Il faut décrire ces connaissances et expliquer leurs limites afin de justifier en quoi cet état des connaissances existantes ne permet pas de surmonter les problèmes scientifiques au techniques exposés. 

L’état de l’art doit impérativement être référencé (bibliographie complète).

Les limites techniques à lever et verrous techniques

Les verrous techniques sont des points bloquants que ne saurait résoudre le chercheur ou l’ingénieur R&D sans faire preuve d’activité inventive. 

Ces verrous ne doivent pas avoir donné lieu à des solutions accessibles dans la littérature.

Contribution scientifique technique ou technologique

Cette partie du dossier technique CIR permet de présenter les résultats de l’opération de R&D sur l’année, de résumer les contributions apportées représentant un écart significatif par rapport à la connaissance et à la pratique généralement répandue dans le domaine considéré et de présenter en quoi les connaissances apportées au sujet considéré présentent un progrès par rapport à l’état des connaissances actuelles.

Description de la démarche suivie et des travaux réalisés

Cette partie importante du dossier justificatif permet de :

Ressources humaines

Cette partie permet de lister l’ensemble du personnel ayant travaillé sur l’opération de R&D sur l’année et de préciser le rôle de chaque intervenant et leurs contributions techniques/scientifiques sur l’opération de R&D.  

Partenariat scientifique et recherche sous-traitée

Cette partie permet de décrire les partenariats et travaux sous-traités avec d’autres entreprises (agréées ou non au titre du CIR) ou avec des laboratoires publics de recherche.

Conseils d’experts pour rédiger son dossier technique CIR

Nous avons compilé les meilleures pratiques de rédaction de dossier technique CIR, pour vous permettre de sécuriser efficacement votre déclaration. 

Avant tout  : valider l’éligibilité de son projet

Les activités éligibles au CIR relèvent de 3 catégories : 

Soigner la rédaction de la partie contexte de l’opération de R&D

Il est important de préciser les motivations à l’origine des travaux de R&D. Il s’agit de la seule section du dossier ou vous pouvez aborder et expliquer les enjeux non techniques liés à l’activité.

Rédiger un état de l’art convaincant

L’état de l’art permet de démontrer que les techniques existantes présentaient des limites. 

Vous devez donc vous appuyer sur des références précises pour argumenter de cet état de l’art lacunaire. 

Pour faciliter la lecture et la vérification en cas de contrôle, pensez à numéroter toutes les références et veillez à ce qu’elles soient complètes (publication, référence des brevets, nom complet des conférences, lieu et date etc.). 

Lever les verrous… de la rédaction des verrous techniques

Une des difficultés de cette partie du dossier technique CIR est de veiller à présenter uniquement des éléments techniques et scientifiques. Les aspects commerciaux, de réduction de coûts, les aspects fonctionnels et design doivent être écartés. 

L’objectif de travaux de R&D n’est pas de développer un nouveau produit pour un marché donné mais d’apporter des solutions à des problèmes scientifiques ou techniques.

Ne pas négliger la conclusion mais valider une dernière fois les critères d’éligibilité

Dans la partie « contribution scientifique », vous devez préciser en quoi les connaissances acquises ou créées sont génériques et réutilisables. 

Il est important de justifier la manière dont ces connaissances sont diffusées/accessibles en interne, car l’enjeu est de pouvoir capitaliser sur les connaissances et savoir-faire créés afin d’être utilisés dans d’autres projets. 

Pour rappel, pour être éligible au CIR, les opérations de R&D réalisées doivent relever d’une des 3 catégories évoquées ci-avant. Pour pouvoir distinguer les activités de développement expérimental par rapport à des activités dites d’ingénierie classique, il est nécessaire de veiller à la mise en évidence de chacun des 5 critères suivants : 

Détailler et illustrer la description des travaux de R&D

Pour que le lecteur comprenne bien l’opération valorisée au CIR, il est important de détailler le raisonnement scientifique et la démarche développés : hypothèses considérées, démarche et raisonnements appliqués, outils et protocoles utilisés, expérimentations, prototypes, essais réalisés, etc. 

Nous vous conseillons d’illustrer autant que possible cette section : photos des prototypes développés ou des installations pilotes, schémas, plans avec les différentes versions pour montrer les itérations successives, graphiques des mesures réalisées, captures d’écrans de simulations numériques, etc. 

Les erreurs à éviter pour sécuriser son CIR

Avant de débuter la rédaction de votre dossier technique, fort des conseils prodigués par nos experts, vérifiez cette check-list pour être prêt :