Externalisation RH : réduire l’impact financier de l’absence

La gestion de l’absence n’est que la 8ème priorité des services paie. Pourtant son poids pèse énormément sur le budget des entreprises.

Réduisez le poids de l’absence sur votre budget

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    Externalisez vos tâches administratives à faible valeur ajoutée

    Entrées, sorties, gestion de l’absence courte ou longue, gestion des arrêts, ouverture et suivi des dossiers de prévoyance, gestion de la relation salarié…. Des tâches administratives répétitives et chronophages qui demandent un traitement immédiat et encombrent vos services RH et paie tout en impactant votre performance opérationnelle.

    Nous intervenons avec une équipe dédiée, en intégralité ou en partie sur le périmètre confié pour prendre en charge les tâches à faible valeur ajoutée du service RH et libérer de la bande passante pour leurs activités cœur.

    Les absences et arrêts maladies de vos salariés monopolisent le temps de vos équipes RH. La gestion de l’absence se voit souvent reléguée au second rang des priorités de vos équipes paie.

    Une étude indique que pour les gestionnaires RH, la gestion de l’arrêt maladie n’arrive qu’en 8ème position* de leurs priorités. Et on les comprend quand, en moyenne, un appel à la CPAM peut durer jusqu’à 1h30, et que l’envoi d’un courrier ou d’une relance à la CPAM sera traité dans un très long délai.

    Une problématique de taille puisque les enjeux financiers à ce sujet sont énormes.

    Nos équipes, expertes de l’externalisation de la gestion de l’absence, construisent avec vous le CSP (Centre de Services Partagés) dédié de vos équipes pour :

    1. Gérer vos arrêts maladie et conventionnels ;
    2. Récupérer vos Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) ;
    3. Améliorer l’expérience salarié en réduisant le temps de réponse aux collaborateurs avec des moyens de communication dédiés ;
    4. Gérer les retours en entreprise de vos collaborateurs en arrêt maladie ;
    5. Faire les rapprochements comptables nécessaires et les vérifications avec des outils adaptés, les reportings de suivi et les contrôles nécessaires à la performance du recouvrement des IJSS maximal.

    Une solution sur-mesure et adaptée à vos besoins par une équipe dédiée et experte en externalisation depuis plus de 15 ans

        Réception des arrêts maladies

        • Réception par courrier (CS) ou par email ;
        • Réception via système ticketing client ;
        • Contrôle des arrêts ;
        • Signalement auprès des CPAM/MSA ;
        • Relation salariés entrante et sortante ;
        • Relance salariés ;
        • Communication avec les équipes RH / paie.

        2. Saisie des arrêts dans le système des Temps et Absence (GTA)

        • Saisie dans les outils clients (GTA, Paie, SIRH) ;
        • Scan et archivage ;
        • Enregistrement des arrêts dans le SIRH client ;
        • Traitement complet de l’arrêt ;
        • Traitement des absences pour motif conventionnel ;
        • Vérification des justificatifs.

        Gestion déclarative

        • Déclenchement de la DSN évènementielle ;
        • Réalisation des attestations de salaire rectificatives ;
        • Envoi des document CPAM / MSA via net@entreprises ;
        • Réalisation d’attestations manuelles (mi-temps thérapeutiques).

        Gestion de la prévoyance et des IJCP

        • Surveillances dossiers proche franchise prévoyance ;
        • Réalisation de la communication salariés ;
        • Constitution et ouverture des dossiers de prévoyance (courtier / assureur / plateforme) ;
        • Transmission des bordereaux CPAM ;
        • Suivi du recouvrement des indemnités journalières de prévoyance ;
        • Suivi des dossiers de prévoyance.

        Suivi des visites médicales

        • Identification des visites de reprise devant être réalisées (en fonction de la durée de l’absence) ;
        • Communication des informations de reprise aux managers / RH.

        Amélioration continue et reporting

        • Suivi des KPI de la mission sous forme de reporting mensuel ;
        • Suivi du taux de recouvrement;
        • Production des états de rapprochement comptables ;
        • Production des états de rapprochement paie.

    Ils nous font confiance

    Très à l’écoute, le cabinet a fourni une réponse à chacune de mes problématiques. Cette mission nous aura permis de réaliser un gain de 35 K€. Un résultat d’autant plus satisfaisant qu’il est en adéquation avec les estimations initiales de Leyton.

    Banque Populaire Loire et Lyonnais Responsable de la mission

    banque populaire logo

    Nous sommes très satisfaits du travail effectué; preuve en est, le cabinet Leyton vient d’être référencé au niveau groupe !

    Caisse d’Epargne Île-de-France Directrice adjointe paie, Pilotage et SIRH

    caisse d'épargne IDF logo

    Une première mission réussie, un savoir-faire confirmé, une prestation sur mesure prenant en compte nos besoins personnalisés sont autant de raisons qui nous ont poussés à instaurer un partenariat durable avec Leyton.

    Solocal Responsable Paie, administration du personnel et SIRH

    solocal logo

    Grâce à l’expertise de Leyton, nous avons homogénéisé notre gestion des AT/MP au niveau national et prochainement, à l’échelle internationale.

    DAHER Adjoint directeur QSE

    daher logo

    La gestion des accidents du travail et des maladies professionnelles connaît de profonds changements et cela devient un sujet très sensible pour les directions RH.

    VEOLIA TRANSDEV DRH Transdev Aéroport Services

    transdev veolia logo

    Externalisez vos tâches RH chronophages

    Nos experts en ressources humaines seront ravis de vous accompagner et vous apporter les premiers conseils nécessaires à votre transition économique et sociale

    1. Une expérience de 25 ans
    2. Une approche multi-sectorielle
    3. Une équipe d’experts disponible et réactive

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      Notre expertise dans l’optimisation des ressources humaines nous permet d’intervenir sur différents leviers d’économies pour conserver votre compétitivité

      FAQ sur l’externalisation RH

      Définition, enjeux et avantages de l’externalisation RH pour vos entreprise.

      Quel est le poids de la gestion de l’absence pour une entreprise ? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up

      La gestion de l’absence peut représenter une charge importante (de 25 à 35% de la charge de travail) pour une entreprise en termes de coûts administratifs et de gestion du personnel. Par ailleurs, le délai de prescription étant de 27 mois, certains services RH débordés peuvent déprioriser régulièrement le moment d’aller se confronter avec la CPAM de rattachement du salarié pour identifier les causes de blocage et faire avancer le dossier. Quand on sait que la durée moyenne d’un appel à la CPAM peut excéder les 1h30, et que la CPAM ne traite qu’un dossier salarié à la fois, par appel donc, on comprend que certains services RH repoussent à plus  tard le traitement du recouvrement des IJSS. C’est ainsi un sujet qui n’est que la 8ème priorité dans les to-do lists des gestionnaires de paie alors qu’avec la hausse du gain journalier depuis 2019 de 9%, c’est une avance de trésorerie qui représentent des centaines de milliers d’euros, parfois irrémédiablement perdues après la prescription. Dans les dossiers traités par Leyton, nos experts constatent de ses taux de recouvrements initiaux avant intervention variant entre 65 et 80% au mieux.

      Comment mieux gérer l’absence et les arrêts maladies de vos salariés ? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up

      Pour mieux gérer l’absence et les arrêts maladie, il est recommandé de mettre en place un système de gestion des absences efficace, une organisation de type CSP adaptée à la volumétrie de l’effectif et de veiller à la conformité légale. Chez Leyton, nous observons que les organisations des services RH les plus efficaces sur l’absence sont les équipes dédiées et non celle qui fonctionnent en mode gestion de portefeuille. Elles font ainsi mieux face aux désorganisations passagères possibles dans un service RH telles que DSN, Covid, Absence, migration, logiciel. La solution d’externalisation est aussi la solution que choisissent de plus en plus d’entreprises pour assurer la continuité de service sur ce sujet sensible mais chronophage et à faible valeur ajoutée.

      En quoi consiste l’externalisation RH et quels en sont les bénéfices ? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up

      L’externalisation RH consiste à confier certaines tâches liées à la gestion des ressources humaines à un expert. Les bénéfices incluent une réduction des coûts, une amélioration de la qualité des services, une flexibilité accrue et une meilleure efficacité pour se recentrer sur son cœur de métier et effectuer de tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous vous assurez ainsi de la continuité du service pour la gestion de l’absence, en cas de maladie ou congés de vos collaborateurs du service RH, en cas de désorganisations passagères comme lors de la migration ou la mise en place d’un SIRH ou encore au moment de la mise en place de la subrogation sur tout ou partie de votre périmètre.

      Comment un service RH peut-il arriver à mieux récupérer ses indemnités journalières de sécurité sociale ? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up

      Un service RH peut améliorer la récupération de ses indemnités journalières de sécurité sociale en mettant en place les stratégies suivantes :
      Déclaratif employeur : les éléments transmis aux CPAM / MSA doivent être complets, conformes aux exigences de la sécurité sociale et transmis en temps opportun.
      Suivi régulier des dossiers : il est nécessaire de surveiller l’évolution des dossiers et de traiter les demandes de renseignements de la sécurité sociale rapidement.
      Communication avec les employés : informer les employés sur le processus de demande d’indemnités journalières et leur fournir les informations nécessaires pour remplir leur dossier permet d’améliorer le processus de récupération et de responsabiliser les salariés sur leurs obligations liées à leur absence.
      Évaluation régulière des politiques et procédures : nos experts conseillent de vérifier régulièrement les politiques et procédures de la sécurité sociale pour s’assurer qu’ils sont en conformité avec les dernières exigences réglementaires. Les règles des CPAM, subrogation, sont en effet mouvantes et ont pu évoluer à de nombreuses reprises en 2020 et en 2021. Il faut de plus s’armer de patience pour arriver à les joindre pour ne pas repousser les dossiers en souffrance que l’on pourrait voir s’accumuler rapidement
      Collaboration avec un expert : en faisant appel à Leyton, un service RH peut bénéficier de son expertise pour améliorer la récupération des indemnités journalières et de sa trésorerie.

      Pourquoi externaliser les tâches RH avec Leyton ? keyboard_arrow_down keyboard_arrow_up

      Leyton est un cabinet dont les équipes peuvent vous accompagner dans l’externalisation pour mieux gérer vos missions et tâches RH sans forte valeur ajoutée et chronophages. En externalisant avec Leyton la gestion de l’absence, vous pouvez bénéficier de l’expertise et de l’expérience de consultants experts en matière de gestion des ressources humaines pour mieux améliorer votre taux de recouvrement des IJSS et des indemnités de prévoyance et libérer vos équipes RH de tâches sans valeur ajoutée.

      Externalisez la gestion de votre absence avec Leyton

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