La gestion de l’absence peut représenter une charge importante (de 25 à 35% de la charge de travail) pour une entreprise en termes de coûts administratifs et de gestion du personnel. Par ailleurs, le délai de prescription étant de 27 mois, certains services RH débordés peuvent déprioriser régulièrement le moment d’aller se confronter avec la CPAM de rattachement du salarié pour identifier les causes de blocage et faire avancer le dossier. Quand on sait que la durée moyenne d’un appel à la CPAM peut excéder les 1h30, et que la CPAM ne traite qu’un dossier salarié à la fois, par appel donc, on comprend que certains services RH repoussent à plus  tard le traitement du recouvrement des IJSS. C’est ainsi un sujet qui n’est que la 8^ème priorité dans les to-do lists des gestionnaires de paie alors qu’avec la hausse du gain journalier depuis 2019 de 9%, c’est une avance de trésorerie qui représentent des centaines de milliers d’euros, parfois irrémédiablement perdues après la prescription. Dans les dossiers traités par Leyton, nos experts constatent de ses taux de recouvrements initiaux avant intervention variant entre 65 et 80% au mieux.

Pour mieux gérer l’absence et les arrêts maladie, il est recommandé de mettre en place un système de gestion des absences efficace, une organisation de type CSP adaptée à la volumétrie de l’effectif et de veiller à la conformité légale. Chez Leyton, nous observons que les organisations des services RH les plus efficaces sur l’absence sont les équipes dédiées et non celle qui fonctionnent en mode gestion de portefeuille. Elles font ainsi mieux face aux désorganisations passagères possibles dans un service RH telles que DSN, Covid, Absence, migration, logiciel. La solution d’externalisation est aussi la solution que choisissent de plus en plus d’entreprises pour assurer la continuité de service sur ce sujet sensible mais chronophage et à faible valeur ajoutée.

L’externalisation RH consiste à confier certaines tâches liées à la gestion des ressources humaines à un expert. Les bénéfices incluent une réduction des coûts, une amélioration de la qualité des services, une flexibilité accrue et une meilleure efficacité pour se recentrer sur son cœur de métier et effectuer de tâches à plus forte valeur ajoutée. Vous vous assurez ainsi de la continuité du service pour la gestion de l’absence, en cas de maladie ou congés de vos collaborateurs du service RH, en cas de désorganisations passagères comme lors de la migration ou la mise en place d’un SIRH ou encore au moment de la mise en place de la subrogation sur tout ou partie de votre périmètre.

Un service RH peut améliorer la récupération de ses indemnités journalières de sécurité sociale en mettant en place les stratégies suivantes :
Déclaratif employeur : les éléments transmis aux CPAM / MSA doivent être complets, conformes aux exigences de la sécurité sociale et transmis en temps opportun.
Suivi régulier des dossiers : il est nécessaire de surveiller l’évolution des dossiers et de traiter les demandes de renseignements de la sécurité sociale rapidement.
Communication avec les employés : informer les employés sur le processus de demande d’indemnités journalières et leur fournir les informations nécessaires pour remplir leur dossier permet d’améliorer le processus de récupération et de responsabiliser les salariés sur leurs obligations liées à leur absence.
Évaluation régulière des politiques et procédures : nos experts conseillent de vérifier régulièrement les politiques et procédures de la sécurité sociale pour s’assurer qu’ils sont en conformité avec les dernières exigences réglementaires. Les règles des CPAM, subrogation, sont en effet mouvantes et ont pu évoluer à de nombreuses reprises en 2020 et en 2021. Il faut de plus s’armer de patience pour arriver à les joindre pour ne pas repousser les dossiers en souffrance que l’on pourrait voir s’accumuler rapidement
Collaboration avec un expert : en faisant appel à Leyton, un service RH peut bénéficier de son expertise pour améliorer la récupération des indemnités journalières et de sa trésorerie.

Leyton est un cabinet dont les équipes peuvent vous accompagner dans l’externalisation pour mieux gérer vos missions et tâches RH sans forte valeur ajoutée et chronophages. En externalisant avec Leyton la gestion de l’absence, vous pouvez bénéficier de l’expertise et de l’expérience de consultants experts en matière de gestion des ressources humaines pour mieux améliorer votre taux de recouvrement des IJSS et des indemnités de prévoyance et libérer vos équipes RH de tâches sans valeur ajoutée.