Prescription du recouvrement des premiers arrêts Covid (IJSS)

  • Par Gaétan Tixeuil
    • 30 Sep, 2022
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Prescription du recouvrement des premiers arrêts Covid (IJSS)

Comprendre et analyser pour mieux récupérer ses Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). 

La prescription des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) du 1er confinement devient, avec l’arrivée d’une 8ème vague covid-19, un enjeu financier majeur des entreprises en cette rentrée sous contraintes.

La fonction finance face à un taux d’absentéisme inhabituel et quasi-cyclique avec des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) non recouvrées.

Face au tsunami des arrêts de travail sur des périodes courtes de vagues covid, la gestion quotidienne des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) subrogées est devenue une réelle problématique touchant toutes les directions de l’entreprise (financière, comptable, et RH). Notamment les services RH qui se retrouvent sous-staffées pour faire face à la gestion peu optimisée des recouvrements, et avec une trésorerie dégradée.

Situation jamais vue auparavant, les gestionnaires en charge de l’absence sont confrontés à des processus de plus en plus longs et extrêmement chronophages (en moyenne, plus d’une heure d’attente pour obtenir la CPAM), ce qui tend à compliquer le quotidien et l’efficacité de ces équipes RH, acteurs pivots de l’organisation d’une entreprise. Même les services les plus rodés à l’exercice de la récupération et au suivi des IJSS se sont retrouvés déstabilisés face à ces problèmes exogènes à leur entreprise créant de la frustration dans les équipes et un sentiment de perte de compétence.  Rappelons que les services ont dû prouver leur agilité face aux tergiversations de la CPAM quant aux process de récupération des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). Fin 2021, cela a commencé par un changement sur le site net entreprise, finalement abandonné, puis réapparu début février 2022 (en pleine vague Omicron). Changement auquel s’ajoute la mise en place des boites mails afin de transmettre les documents manquants, la saisie du RIB manuel, et également la nouvelle déclaration de l’arrêt Paternité, tout cela sur le 1er trimestre 2022. 

A ces changements de process de l’administration s’ajoutent les autres dossiers à traiter, qui s’accumulent auprès du gestionnaire de paie et peuvent pousser le DRH et ses équipes à déprioriser ce recouvrement des indemnités. En effet, en cas de précompte, les salariés ne sont pas impactés en cas de non récupération des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) ce qui amène une certaine tranquillité sociale sur ce point aux services RH. Seulement, le temps passe et la prescription glissante qui correspond au premier jour de trimestre qui suit les 2 ans de l’absence, peut être rapidement dépassée. Une perte importante de trésorerie peut donc en découler : en moyenne par an, pour une entreprise de 250 salariés, c’est près de 75 000 euros qui ne seront pas recouvrés.

Après plus de 2 ans de crise sanitaire, que peut-on retenir de la gestion d’un absentéisme soudain ? 

Avec une augmentation nette de +50% des arrêts maladie sur les années 2020 à 2022 comparé à 2019 l’organisation des entreprises a pris un tournant majeur sur les habitudes et conditions de travail des services RH, qui ont dû considérablement revoir et adapter de nouveaux modes d’organisation du travail : flexibilité, digitalisation accrue, télétravail … tant de sujets qui ont alors explosé dans les stratégies RH tout en devant assurer une activité stable. Face à l’impossibilité de certains secteurs à faire du télétravail, les entreprises ont subi les dispositifs réglementaires et ont dû faire face à d’importants arrêts de travail covid de 10 jours en moyenne (arrêts plus long qu’auparavant, vague des arrêts « garde d’enfants »). Perte de performance et d’efficacité, ces vagues ont été vécues pour certaines entreprise comme des « pauses coûteuses » dans leurs activités.

Comment optimiser la gestion des recouvrements des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS), qui s’est complexifiée avec le covid-19 ?

Avec les décalages entre la subrogation et le remboursement des organismes, les délais d’attente de la CPAM ou encore les erreurs de calculs, les Directions ont un challenge majeur pour optimiser le recouvrement des IJSS et éviter leurs prescriptions.

Comment relever ce défi ? Certaines entreprises ont pris le parti de prendre un à deux intérimaires (augmentant ainsi le budget intérim). D’autres ont revu l’organisation de leurs équipes en passant même par des primes de performance de récupération d’Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS). Le schéma habituel du staffing divisé en fonction du nombre de salarié et de la complexité des bulletins de paie ne fonctionne plus désormais pour gérer efficacement le recouvrement des IJSS et la Déclaration Sociale Nominative n’est pas la solution miracle annoncée.

Quelle méthode adopter pour avec une gestion efficace des Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) ?

Il n’y a pas de méthodologie miracle pour gérer efficacement sa récupération d’Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS).

En revanche, la clé du succès passe par un bilan précis et une analyse des pertes par arrêt. Il faut pouvoir connaitre la part de chaque type d’arrêt dans les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) non remboursées avant de creuser pour en connaitre les causes et en sortir des axes d’améliorations.

Si nous avons souligné la complexité du processus de récupération auprès de la CPAM, il faut également préciser que chaque type d’arrêt (Maladie, Maternité, Paternité, Accident de travail, mi-temps thérapeutique…) possède ces propres spécificités techniques multipliant ainsi les causes de non remboursements.

Mais comment appeler les CPAM, refaire les attestations de salaire, récupérer les documents manquants, analyser ses causes macro de non remboursements, mettre en place des actions ciblées par arrêt et réaliser des formations internes de gestion des IJSS sans se heurter au manque de temps ?

Pour cela, Leyton propose une mission « coup de poing » de récupération de IJSS selon une méthodologie qui a déjà fait ses preuves chez de nombreux clients du  CAC 40 comme auprès du secteur médico-social ou encore pour la fonction publique territoriale et hospitalière.

Si, la mission qui a pour but premier d’améliorer le taux de recouvrement rapidement de l’entreprise ou de la collectivité, elle ne s’arrête pas là !

Il existe un effet indirect positif et il s’agit de disposer d’un bilan du recouvrement sur les 27 derniers mois (« deux ans et le trimestre en cours »).

Chaque mois, l’expert Leyton présente à ses clients une synthèse de la mission de recouvrement en cours et les actions qu’il a mené pour améliorer le taux de recouvrement. Cet échange entre l’expert et les opérationnels RH permet un transfert de compétences et de creuser les points d’amélioration par arrêt. Les synthèses de la mission de recouvrement viennent ainsi compléter les tableaux de pilotage et peuvent dans certains cas devenir des outils d’aide au pilotage.

Auteur

Gaétan Tixeuil, Manager Payroll, Leyton France
Gaétan Tixeuil

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