On pensait que c’était (enfin) du passé, mais depuis plusieurs semaines, le virus de la COVID-19 refait surface. Les cas de COVID-19 augmentent ainsi depuis huit semaines en France, d’après Santé Publique France.
En vue des élections législatives, des Jeux olympiques et de l’été, qui rassemblent des foules et augmentent donc les risques de clusters, les professionnels de santé sont préoccupés.
En parallèle de ce phénomène conjoncturel, on constate que l’absentéisme au travail demeure à un niveau alarmant, notamment avec une augmentation significative des arrêts de longue durée. Dans un contexte où chaque salarié absent coûte en moyenne plus de 700 euros par an à l’entreprise, comment les directions administratives et financières peuvent-elles limiter cette charge ? Une piste essentielle réside dans l’amélioration du taux de recouvrement des indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS), dont 30% ne sont actuellement pas récupérées. Parallèlement, il est crucial de s’attaquer aux causes profondes de l’absentéisme au cas par cas.
Un absentéisme persistant et coûteux
L’absentéisme au travail, loin de retrouver ses niveaux d’avant-Covid, reste élevé avec en moyenne 22,3 jours* d’absence par salarié et par an. Plus préoccupant encore, les absences de longue durée explosent avec une augmentation de 30%* depuis 2019.
En théorie, les entreprises ne devraient pas supporter le coût de ces absences, car les salaires des absents sont compensés par les IJSS. Dans la pratique, ces indemnités sont souvent versées tardivement et, dans 30%** des cas, jamais récupérées. Le coût de l’absentéisme représente ainsi 4,4%* de la masse salariale des entreprises.
Des stratégies existent pour limiter le coût de l’absentéisme :
Informer et sensibiliser les salariés
Les erreurs administratives sont fréquentes : non-respect du délai de 48 heures pour envoyer les documents et les documents manquants : déclaration de grossesse, extrait de naissance, arrêt de travail initial, prolongation d’arrêt… Les documents salariés manquants représentent 85 %* des arrêts non recouverts. Une communication régulière aux salariés peut être faite afin qu’ils sachent quels documents sont à envoyer à la CPAM selon leur type d’absences, via une sensibilisation des salariés avec des affichages ou des newsletters des services RH.
Suivi rigoureux des versements de la CPAM
Les entreprises doivent connaître précisément les montants dus par la CPAM et s’assurer de leur remboursement effectif. Cela nécessite de comparer régulièrement les montants versés aux salariés absents avec ceux remboursés par la CPAM, en tenant compte des délais de traitement prolongés (33,5 jours en moyenne) voire de la fermeture de certaines CPAM comme ce fut le cas en début d’année en Ile-de-France. Par ailleurs, ce suivi est plus simple quand l’entreprise pratique le précompte de ses IJ.
Réagir rapidement en cas de blocage
Face à des retards, les entreprises doivent agir rapidement : réclamer les pièces manquantes au salarié ou identifier les causes du blocage avec la CPAM. Une communication fluide, avec un interlocuteur dédié, est essentielle pour résoudre ces problèmes.
Respecter les délais de prescription
En cas de blocage, les équipes dédiées se retrouvent face à plusieurs causes de blocage et plusieurs types d’arrêts. Pour maximiser les taux de recouvrement, il faut savoir prioriser. Par exemple, les arrêts maternité représentent en moyenne 10 %* du volume et 30 % voire 40 % des sommes avancées par les entreprises. L’impact financier est énorme en cas de non-recouvrement.
La clé pour prioriser les actions est un audit de ses causes de non-recouvrement. Elles peuvent être dues à une étape manquante dans le process RH, un mauvais paramétrage de la DSN évènementielle ou une méconnaissance des documents à envoyer pour l’employeur ou le salarié…
Passé un délai de deux ans, la récupération des sommes dues par la CPAM devient impossible. Il est donc crucial de suivre l’état des dossiers régulièrement et d’agir dans les délais légaux pour maximiser les chances de recouvrement.
Mettre en place une politique de prévention de l’absentéisme
L’absentéisme, qu’il soit lié à des facteurs sociétaux ou générationnels, semble destiné à rester élevé. Une approche anticipatrice est nécessaire, incluant une meilleure organisation du travail, des aménagements horaires, des formations à la prévention du stress et une implication accrue des managers. Chaque entreprise doit identifier les causes spécifiques de l’absentéisme et mettre en œuvre des actions adaptées.
Face à un absentéisme persistant et coûteux, il est impératif pour les directeurs administratifs et financiers de se concentrer sur le recouvrement des IJSS tout en abordant les causes sous-jacentes de ce phénomène, en concertation avec la Direction des ressources humaines.
Les équipes de Leyton vous accompagnent pour mener cette stratégie proactive qui vous permettra de limiter l’impact financier de l’absentéisme et d’améliorer le bien-être de vos salariés.
* données Leyton
** données issues du Baromètre de l’absentéisme Axa santé 2023
