Tandis que l’épidémie de grippe bat son plein et que les spécialistes redoutent le pic d’une 9ème vague de covid après les fêtes, l’absentéisme reste à la hausse (1) avec des arrêts de travail de plus en plus longs. Contrairement aux idées reçues, le télétravail n’a pas favorisé la diminution de ce taux d’absentéisme, et tout porte à croire que cette tendance haussière va perdurer.
Hausse des arrêts de travail longs
On observe en effet une hausse des arrêts de travail longs. Quand, ils représentaient 9% en 2018, ils atteignent 14 % des arrêts de travail en 2022, ce qui concerne 64% des entreprises ayant subi au moins un arrêt longue durée sur les 12 derniers mois. L’Observatoire de l’absentéisme DIOT-SIACI souligne également cette tendance (2). L’absentéisme touche tous les secteurs sans discrimination et impacte lourdement le fonctionnement d’une société, d’un service ou d’une équipe. De plus, cela peut engendrer un coût de remplacement élevé, sans compter l’avance de trésorerie que représente les IJSS quand l’entreprise a opté pour la subrogation et le précompte.
Recouvrement des IJSS: un enjeu financier crucial pour les services RH débordés
La gestion de l’absentéisme est un enjeu majeur alors que l’indemnité journalière de la Sécurité Sociale a augmenté de plus de 9% en 2 ans en raison de la hausse importante du SMIC : limiter l’avance de trésorerie et sécuriser cette gestion de l’absence est primordiale. En parallèle, les problématiques de la CPAM ont évolué, leurs process se sont complexifiés, rallongeant les temps d’attente qui ajoutent de la difficulté aux gestionnaires de paie. C’est un sujet qui risque d’ailleurs de s’aggraver si la subrogation obligatoire des congés maternité, paternité et d’adoption se confirme. Ces arrêts se révèlent complexes avec la multitude de documents et de process qui diffèrent de l’arrêt maladie classique. Ils pourraient ainsi accroitre les difficultés pour les services RH, déjà sur-sollicités (3) et épuisés après 2 ans de crise sanitaire et d’adaptation permanente aux différents changements de process.
Explosion de l’absentéisme et les successives vagues covid
La crise sanitaire qui dure depuis 2 ans, a produit des milliers d’arrêts maladie. Les premiers arrêts COVID non remboursés viennent de tomber sous le joug de la prescription, provoquant des pertes dans les comptes comptables.
Pour les services RH dont c’est souvent la 8ème priorité (4), cette trésorerie risque d’être irrémédiablement perdue si aucune action n’est menée.
A travers nos analyses, les taux de recouvrement sont restés très bons en 2020 contrairement à ce que nous aurions pu penser. A contrario, les taux de recouvrement des IJSS chutent sur les arrêts ayant débutés en 2021. Seul un audit et parfois un regard extérieur permette de mettre en valeur cette différence. Cette chute étonnante des taux de recouvrement en 2021 s’explique par plusieurs facteurs. Un des premiers facteurs, que les échanges avec les DRH, et Directeurs paie confirment, c’est que le volume des absents en 2020 (pour des arrêts très courts) était tel que les services étaient concentrés sur cette gestion de recouvrement, au détriment des activités RH normales, stoppées par les restrictions gouvernementales. Mais l’une des principales raisons de cette baisse des taux de recouvrement pour l’année 2021 revient aux nombreuses vagues COVID corrélées à la reprise des activités en physique.
En effet, si le fait d’être contraint de rester chez soi a été plus marquant en 2020, nous oublions que c’est en 2021 que nous avons connu le plus de vague de COVID entrainant des arrêts.
Retour sur les vagues covid successives :
- 1ère vague de Covid : mars – mai 2020. L’impact de l’épidémie est majeur : le nombre de personnes hospitalisées redescend progressivement entre le 20 avril et début juin, avec un point culminant des hospitalisations à 32 000 personnes par jour. Ces arrêts maladie et arrêts pour garde d’enfants sont désormais prescrits et ils sont donc perdus s’ils n’ont pas été recouvrés.
- Dès le 1er octobre 2020, on observe à nouveau une remontée très rapide du nombre de nouveaux cas : pour cette 2ème vague de Covid, qui engendre à nouveau de nombreux arrêts de travail. A noter que la prescription de recouvrement de ces arrêts arrivera bientôt à échéance, courant janvier 2023.
- L’épidémie repart à la hausse pour une 3ème vague de Covid, en mars-avril 2021, avec une moyenne de 50 000 nouveaux cas par jour soit au plus haut depuis le début de la crise. Ce sont autant d’arrêts maladie qui s’ajoutent à la reprise des activités RH dites « normales » et des grosses lenteurs de remboursements des CPAM.
- Avec un pic atteint à la mi-août, la 4ème vague de Covid reste limitée à juillet-août 2021.
- La 5ème vague du Covid redémarre mi-novembre 2021 et se prolonge jusqu’à février 2022. C’est aussi la période choisie par la CPAM pour modifier le processus de transmission des documents manquants avec la mise en place de boites mails génériques très vite débordées. Le site Net entreprise a, lui aussi, choisi cette date, en décembre 2021, pour créer une « coche » permettant d’accéder aux bordereaux de remboursement. Les logiciels RH ont dû s’adapter très vite à cette modification, car il était devenu impossible pour ces derniers d’aller extraire automatiquement les données pour l’intégrer en paiement. Cette coche, finalement abandonnée en janvier 2022, impliquant une nouvelle modification des logiciels, est remise en place fin février 2022, avec une nouvelle mise à jour correspondante des logiciels.
- L’année 2021 s’avère être l’année où les taux de recouvrement ont été les plus faibles et cela s’explique par tous ces « start-and-stop » ajoutant un retard de traitement aux actions correctives menées sur chaque vague précédente.
- L’année 2022 n’a également pas été épargnée par les vagues.
- La 6ème vague de Covid repart fin mars et perdure jusqu’à mi-avril 2022. Une courte 7ème vague de Covid intervient en juillet 2022, le nombre moyen tourne autour de 40 000 cas confirmé par jour.
- Avec la rentrée des classes, en septembre-novembre 2022, les cas de contaminations repartent à la hausse pour une 8ème vague, et après une légère chute, un nouveau point culminant de la 9ème vague est prévu pour les fêtes de fin d’année 2022.
La hausse de l’absentéisme en 2022
D’après le dernier baromètre de Malakoff Humanis sur l’absentéisme, le taux d’absentéisme maladie atteint en 2022 le même niveau que celui de 2016, soit 42 %, après une légère diminution du taux pour les années 2020 et 2021. Nos experts du recouvrement observent néanmoins que c’est sur l’année 2021 que les taux de recouvrement ont été les plus faibles chez nos clients comme indiqué précédemment.
Quand on observe dans le détail, le principal motif des arrêts de travail longs est l’arrêt pour motifs psychologiques, un motif d’arrêt en augmentation depuis la crise sanitaire, en raison en partie des nouveaux rythmes de travail où flexibilité, rapidité, et connexion permanente accentuent les risques psychosociaux.
Comment récupérer efficacement les indemnités journalières ?
Il n’existe pas de méthode miracle. En revanche, Leyton a développé une expertise et une méthodologie qui a fait ses preuves chez nos nombreux clients du CAC 40 comme auprès de ceux de la fonction publique territoriale ou encore du secteur médico-social. Cette méthodologie efficace a pour but de recouvrer très rapidement les indemnités dont la prescription approche et d’améliorer aussi sensiblement le taux de recouvrement. Avec des reporting mensuels et très précis des sommes déjà récupérées, et de la trésorerie à récupérer, vous savez précisément où vous en êtes, mais vous pouvez également améliorer et fiabiliser vos process grâce aux échanges réguliers entre vos équipes RH et les consultants de Leyton. Les synthèses mensuelles peuvent également alimenter vos reportings et devenir des indicateurs clés de suivi pour piloter votre taux de recouvrement, par établissement, zone géographique ou saisonnalité de manière à mieux comprendre et maîtriser vos flux.
Pourquoi confier la récupération de vos IJSS à un cabinet ?
Enfin, confier à Leyton la récupération des IJSS dans le passé, c’est aussi s’offrir le luxe de se concentrer sur le traitement du courant de l’absence et de la récupération d’IJSS récentes plus facilement recouvrables. La mission de recouvrement des IJSS que vous confiez à Leyton ne consiste pas simplement à récupérer des sommes avancées par l’entreprise, mais aussi à vous fournir des indicateurs précis de performance RH et financiers liés à l’IJSS. Si les équipes opérationnelles RH apprécient de souffler dans cette course à la récupération des « vieux IJ », les équipes dirigeantes apprécient également d’avoir une vision globale des causes de blocage de recouvrement afin de mettre en plan d’actions ou des formations adaptées.
(1) baromètre de l’absence Malakoff Humanis 2022
(2) https://www.mieuxvivre-votreargent.fr/vie-pratique/2022/03/25/travail-la-duree-moyenne-des-arrets-de-travail-des-salaries-progresse/
(3) « 64% des RH déclarent manquer de temps et de ressources pour se concentrer sur leurs missions stratégiques.» Etude Lucca , logiciel RH septembre 2022
(4) Enquête DAFMag et Leyton juillet 2022
