Pourquoi la dématérialisation de la facturation n’exclut pas les erreurs

La dématérialisation est synonyme de nombreux avantages pour les entreprises, cependant elle n’empêche pas la persistance d’anomalies et engendre même de nouveaux types d’erreurs.

En supprimant une partie des interventions humaines, l’automatisation limite une partie des contrôles, et donc l’opportunité pour les équipes comptables de déceler certaines erreurs au fil de l’eau.

La mise en place de contrôles reste donc une nécessité, mais la dématérialisation les rend plus difficiles :

• Les équipes comptables n’ont plus forcément accès aux factures physiques et il peut arriver que les scans ne soient complets ou illisible.
• D’autre part, le champ d’investigation des contrôles manuels est forcément réduit puisqu’il n’est humainement pas possible d’examiner l’ensemble des données comptables.

Le recours à un audit spécialisé a au contraire l’avantage de permettre à un examen plus en détail. Certaines solutions sont ainsi en mesure d’analyser l’ensemble des écritures d’un exercice. Des données dont les entreprises disposent aisément à travers leur Fichier des Écritures Comptables (FEC), ou par le biais d’exports réalisés à partir de leur ERP.

Pour cela comme solution une circularisation fournisseur est une solution :

• Circulariser un fournisseur : Comparer le grand livre du fournisseur avec celui du client. Par exemple : identifier les montants dus par le (les) fournisseur(s) et non ou mal encaissé par nos Clients comme des avoirs non déduits.
• Vérifier les doubles règlements, en effet une facture peut être mal saisie, erronée, comme par exemple : intervertir des caractères proches dans le numéro d’une facture, rendant possible un double paiement du fournisseur.

En mettant en place ce type d’analyses, les entreprises peuvent ainsi profiter sereinement des avantages de la dématérialisation, tout en limitant les risques d’anomalies.