Les 5 conseils pour réussir la gestion administrative de vos alternants

L’apprentissage est une opportunité pour les entreprises. 852 000 contrats d’apprentissage ont commencé en 2023 dans les secteurs privé et public (+2% par rapport à 2022), et 1 020 000 contrats d’apprentissage sont en cours au 31 décembre 2023. Si la formation professionnelle a le vent en poupe, c’est parce qu’elle permet de renforcer les équipes d’une entreprise en maitrisant les coûts, de nombreuses aides financières existent, et de façonner à la culture d’entreprise.

Vous souhaitez recruter des candidats dans votre équipe et bénéficier des avantages qu’offre l’alternance ? Voici nos 5 conseils pour bien gérer l’apprentissage dans votre entreprise.

Anticiper l’arrivée de l’apprenti et la préparer

Parmi les candidats, votre choix s’est porté sur la perle rare, c’est en tout cas ce que nous vous souhaitons. L’apprenti recruté en alternance, le contrat de travail signé, il est maintenant temps de préparer son arrivée. Pour qu’elle se passe le mieux possible, certains aspects doivent retenir votre attention. Nous vous recommandons de prévenir les salariés de l’entreprise de l’arrivée de l’alternant, via l’envoi d’un email par exemple.

Aussi, anticiper les besoins de l’apprenti est essentiel pour qu’il puisse arriver et commencer son alternance dans des conditions optimales. Son poste de travail est-il opérationnel ? Sa boîte email a-t-elle été paramétrée ? Possède-t-il tous les identifiants nécessaires pour accéder aux outils de l’entreprise ? Autant de questions à se poser en amont pour fluidifier son expérience dès le premier jour et pour toute la durée de son alternance.

De même, il est utile de transmettre certaines informations à l’apprenti afin qu’il puisse anticiper son premier jour comme la date et l’heure d’arrivée, un plan d’accès au site, la personne à prévenir à l’arrivée, les modalités de restauration.

Bien choisir le maitre d’apprentissage et le briefer sur son rôle

Chargé d’encadrer l’alternant ou l’alternante, le maître d’apprentissage joue un rôle dans la professionnalisation du jeune. Le Ministère du Travail précise que son rôle consiste à accompagner l’apprenti vers l’obtention de son diplôme. Il doit se rendre disponible pour répondre à ses questions de manière à assurer sa formation pratique et veiller à son intégration dans l’entreprise. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2019, des conditions de compétences professionnelles sont appliquées aux contrats conclus. Le maître d’apprentissage peut être le chef d’entreprise ou un salarié ayant un diplôme du même domaine que celui visé par l’apprenti ou au moins une année d’expérience (sauf convention ou accord collectif branche). Il peut sinon avoir au moins deux années d’expérience dans le domaine de compétences visé par l’apprenti. De même, un apprenti peut avoir plusieurs maîtres d’apprentissage. En lien avec le CFA ou le centre de formation, l’encadrant suivra l’alternant ou l’alternante durant toute sa période en entreprise.

Planifier les différentes missions de l’alternant

Décider des missions à confier à votre apprenti dans le cadre de son alternance, requiert de prendre en compte certains critères. Dans le cadre d’une formation en apprentissage, les missions en entreprise doivent concorder avec le référentiel de formation de l’alternant. Vous pouvez définir les responsabilités qui lui seront confiées et lui présenter ses objectifs et missions dès son arrivée dans l’entreprise. Il est aussi important de se rappeler qu’un alternant n’a pas les mêmes qualifications qu’un salarié à temps complet. Les missions doivent être adaptées à son niveau et à son rythme d’alternance entreprise/centre de formation.

Soigner l’onboarding et la phase d’intégration en alternance

L’intégration de l’alternant peut être facilitée par un onboarding bien préparé. Nous vous conseillons de lui remettre un kit d’intégration comprenant le livret de l’entreprise, la fiche de poste, la fiche de missions, les personnes à contacter…  De même, préparez une visite des locaux, présentez les équipes, précisez ses objectifs et ses missions et son poste de travail. Bien entendu, il est important que les tâches et les responsabilités confiées à l’apprenti soient en lien avec sa formation. Nous vous recommandons également de l’encourager à poser des questions et de prévoir et de planifier régulièrement des temps d’échange avec l’alternant. La communication sera cruciale pour faciliter la transmission des connaissances, l’identification des obstacles potentiels et des préoccupations qui pourraient surgir chez l’apprenti.

Évaluer le travail réalisé par l’apprenti

À la fin de la période d’apprentissage, il est important de réaliser un entretien-bilan avec votre alternant ou votre alternante pour évaluer son travail et préciser ses évolutions au cours de sa période en entreprise. Votre regard sur les éléments satisfaisants et les points de vigilance seront utiles pour la suite du parcours professionnel de l’apprenti, surtout s’il se poursuit dans l’entreprise. En termes de ressources humaines, les alternants et les stagiaires sont des publics spécifiques à gérer puisqu’ils constituent le vivier de demain. Soigner le recrutement, optimiser la gestion des ressources humaines et la potentielle sortie contribuent à la qualité de la marque employeur.

Lorsque des alternants sont recrutés, de nombreuses missions, parfois chronophages, vous attendent comme :

Vous pouvez aussi accueillir des apprentis dans votre entreprise sans avoir à gérer les tâches administratives de l’alternance. Déléguer la gestion de l’alternance est une solution qui vous offre l’avantage de vous concentrer sur les relations écoles par exemple, primordial pour trouver des talents.