Erreur #1 : sous évaluer les dépenses de sous-traitance
Des conditions strictes pour retenir ces dépenses dans l’assiette de calcul du Crédit Impôt Recherche
Les sociétés peuvent recourir à des prestataires externes pour leur confier tout ou partie de leurs travaux de R&D.
Pour cela, plusieurs conditions doivent être remplies :
- Le sous-traitant doit être localisé en France, dans un État membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen (UE, Norvège et Islande).
- Le sous-traitant, qu’il soit organisme public ou privé, doit être agréé au CIR. Cet agrément est accordé par le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (MESR) via l’examen d’un dossier d’agrément ; ce dossier doit présenter un projet de R&D, prouvant la capacité du sous-traitant à conduire des travaux de R&D. A noter que la demande et la constitution des dossiers d’agrément diffèrent en fonction de l’entité demandeuse. La liste des organismes agréés est régulièrement mise à jour sur le site du MESR.
- Le sous-traitant doit réaliser directement les travaux qui lui sont confiés. Il doit assumer la coordination scientifique des travaux et fournir des livrables.
Ensuite, il faut que les travaux confiés à ce sous-traitant répondent à la définition d’une activité de R&D au sens du CIR, c’est-à-dire satisfaisant aux 5 critères d’éligibilité : nouveauté, créativité, incertitude, systématisation, transférabilité, reproductibilité.
Le cas complexe des travaux sous-traités qui ne sont pas éligibles au CIR
Il est possible pour un donneur d’ordre de valoriser des travaux qui sont pas de la R&D dans son assiette de calcul. Cela à condition que ces travaux confiés soient indispensables à la poursuite de projets eux-mêmes éligibles au CIR.
Cette position a été confirmée en 2020 par une jurisprudence du 22 juillet 2020 (n°428127) indiquant que « lorsqu’une entreprise confie à un organisme mentionné au d ou au d bis du II de l’article 244 quater B du code général des impôts l’exécution de prestations nécessaires à la réalisation d’opérations de recherche qu’elle mène, les dépenses correspondantes peuvent être prises en compte pour la détermination du montant de son crédit d’impôt quand bien même les prestations sous-traitées, prises isolément, ne constitueraient pas des opérations de recherche« .
L’importance de la justification
Il est nécessaire de pouvoir justifier de la nature des dépenses sous-traitées, et notamment du caractère indispensable des activités confiées au sous-traitant vis à vis du projet mené.
Ce poste de dépenses étant régulièrement challengé, il faut veiller à conserver l’ensemble des justificatifs (commande, réponse à appel d’offre, factures, livrables) et à préparer une synthèse des travaux confiés à annexer au dossier justificatif.
Erreur #2 : Valoriser des dépenses de personnel sans jeunes docteurs
Un poste de dépenses souvent non valorisé par méconnaissance de la définition
Un jeune docteur est une personne embauchée via un premier CDI à l’issue de l’obtention de son doctorat. Les dépenses de personnel de cette personne peuvent être prises en compte pour le double de leur montant pendant les 24 premiers mois suivant leur premier recrutement, sous deux conditions cumulatives :
- Le contrat de travail de ces personnes soit à durée indéterminée et la notion de premier recrutement est effective.
- L’effectif du personnel de recherche salarié de l’entreprise ne soit pas inférieur à celui de l’année précédente.
Le docteur s’entend par l’obtention d’une thèse de niveau Bac +8. Ne sont donc pris en compte que les titres et diplômes conférant le grade de docteur ou leur équivalent international (PhD), excluant ainsi les diplômes d’État de docteur (médecine, pharmacie, vétérinaire, dentiste, etc.).
Un statut parfois écarté par erreur
Il n’y a pas de contrainte de territorialité concernant l’obtention de la thèse qui peut être menée dans n’importe quel pays.
La notion de CDI doit également être étudiée au regard de la compétence technique : un CDI conclu par un docteur pour exercer une activité de subsistance (secrétaire, vendeur, serveur, etc.) n’est pas considéré comme un premier recrutement à un niveau d’activité équivalent à son diplôme et ne prive pas le docteur du bénéfice ultérieur de l’avantage « jeune docteur ».
Il peut arriver que le doctorant soit embauché dans la société dans laquelle il a réalisé sa thèse : un avenant au contrat initial est alors indispensable pour la reconnaissance de la qualité de docteur et le bénéfice du statut.
Un statut doublement bénéfique : pour optimiser l’assiette de calcul et sécuriser sa déclaration
La présence de docteurs, et a fortiori de jeune docteur présente deux avantages : elle permet un bénéfice de CIR plus important, car le jeune docteur est comptabilisé à 400% de ses dépenses de personnel dans l’assiette éligible, mais elle permet également de faciliter les interactions public / privé car le jeune docteur est régulièrement amené à réaliser des publications scientifiques et à collaborer avec les laboratoires ou universités avec lesquels il a mené sa thèse.
Ensemble, ces avantages permettent d’optimiser les dépenses de personnel en maximisant les bénéfices fiscaux et en renforçant les collaborations scientifiques.
En outre, ces éléments représentent des indicateurs de recherche forts qui sont importants à mettre en avant dans son dossier.
Erreur #3 : ne pas valoriser la veille technologique jusqu’au plafond
Un poste de dépenses large qui peut induire des oublis
La veille technologique est processus de mise à jour permanent ayant pour objectif l’organisation systématique du recueil d’informations sur les acquis scientifiques, techniques et relatifs aux produits, procédés, méthodes et systèmes d’information afin d’en déduire les opportunités de développement.
Les dépenses éligibles sont donc : la participation à des salons, à des congrès, l’abonnement à des revues scientifiques, des logiciels de veille, des bases de données.
Ces dépenses peuvent être retenues dans le CIR, sans contrainte de territorialité, et sont plafonnées à 60 000 € par an et par entité juridique.
Congrès scientifiques : de nombreuses dépenses à intégrer dans le calcul
Concernant les déplacements à des congrès scientifiques, peuvent être pris en compte les dépenses suivantes :
- les achats d’abonnements, de revues ou de bases de données scientifiques,
- les frais d’inscription aux salons et conférences,
- le temps passé par les employés concernés aux salons et conférences,
- Le temps passé en interne par du personnel pour l’analyse et le recueil d’informations scientifiques (valorisations sous conditions de justification des temps)
Il faut toutefois être en mesure de démontrer le lien entre la veille technologique déclarée et l’activité de recherche de la société, ou dans l’idéal lier la veille technologique à des projets de R&D valorisés.
Pistes d’optimisation des dépenses de veille technologique
Les conférences “en ligne” se sont fortement développées depuis la crise sanitaire. Les modalités de participation sont simplifiées et sont peu couteuses (absence de frais de déplacement). Ainsi, il ne faut pas hésiter à multiplier les participations à ces conférences qui peuvent être réalisées tout au long de l’année.
Il faudra bien veiller à conserver les mails de confirmation d’inscription pour justifier des participations effectives.
Erreur #4 : méconnaissance des dépenses éligibles de propriété intellectuelle
D’autres dépenses que les brevets à intégrer au calcul
Plusieurs types de dépenses peuvent être valorisées dans l’assiette de dépenses éligibles au titre de la protection de la propriété intellectuelle :
- Les frais de prise de brevets ou de COV : honoraires versés aux conseils en brevets d’invention et aux mandataires auprès de l’INPI (Institut national de la propriété industrielle), aux mandataires chargés du dépôt du brevet, les frais de traduction, les taxes diverses perçues au profit de l’INPI pour la délivrance de brevets et au profit des États étrangers ou des organismes internationaux qui assurent la protection de l’invention. Pour les COV, sont à prendre en compte les frais exposés pour la certification.
- Les frais de maintenance de brevets ou de COV : montant de la taxe annuelle pour le maintien en vigueur des titres et les rémunérations versées en France et à l’étranger aux conseils et aux mandataires chargés de la surveillance des brevets et du paiement de la taxe annuelle de maintien en vigueur.
- Les dotations aux amortissements des brevets ou de COV : il s’agit des dotations fiscalement déductibles des brevets ou des COV acquis en vue de réaliser des opérations de R&D et non en vue de leur industrialisation en l’état. Ces dépenses doivent correspondre à des opérations localisées au sein de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen (UE, Norvège et Islande).
- Les frais de défense de brevets ou de COV : dépenses exposées dans le cadre d’actions en contrefaçon menées par les entreprises, frais de justice, dont les émoluments des auxiliaires de justice (avocats, experts judiciaires), les dépenses de personnel supportées par l’entreprise au titre de la défense des brevets.
- Les frais d’assurance de brevets ou de COV : primes et cotisations ou la part des primes ou cotisations afférentes à des contrats d’assurance de protection juridique prévoyant la prise en charge des dépenses exposées dans le cadre de litiges portant sur un brevet ou un COV dont l’entreprise est titulaire – ces dépenses sont plafonnées à 60 000 € par an.
Les frais relatifs aux dessins, modèles et marques de fabrique ainsi que les concessions de licences ne sont pas éligibles.
Pas de lien entre R&D et valorisation de dépenses de prise et maintenance de brevets ou COV
Les dépenses liées à la propriété intellectuelle entrent dans la base de calcul du CIR indépendamment du fait que les brevets et les COV soient consécutifs ou non à des opérations de R&D. Une entreprise peut donc bénéficier du CIR au titre des seules dépenses de prise ou de maintenance de brevets ou de COV.
Un indicateur de recherche scientifique intéressant pour sécuriser sa déclaration
La propriété intellectuelle est une dimension majeure de l’innovation. Même si le dépôt d’un brevet lors d’un projet ne rend pas systématiquement le projet éligible, les brevets sont néanmoins des indicateurs forts d’une activité d’innovation et/ou de R&D.
Erreur #5 : un CIR impacté par les dépenses de conseil
Une déduction des honoraires du cabinet de conseil qui peut diminuer votre CIR
Le montant des dépenses exposées par les entreprises auprès de tiers au titre de prestations de conseil pour l’octroi du bénéfice du CIR est déduit des bases de calcul de ce dernier.
Les modalités de déduction de l’ ensemble des rémunérations versées à des intermédiaires diffèrent selon qu’elles sont déterminées proportionnellement au crédit d’impôt obtenu (success fees) ou qu’elles sont fixées de manière forfaitaire.
Le plus souvent, la rémunération des cabinets de conseil est fixée proportionnellement au CIR. Dans ce cas, l’intégralité de la somme doit être déduite de l’assiette CIR de l’entreprise déclarante.
Pistes d’optimisation du CIR
Afin d’être moins impacté par la dépense de conseil, il peut être intéressant de convenir d’une rémunération fixe.
Dans ce cas, l’entreprise devra déduire de son assiette de calcul le montant des dépenses qui excède le plus élevé des deux montants suivants :
- 15 000 euros hors taxes ;
- 5% du total hors taxes des dépenses de recherche éligibles minoré des subventions publiques reçues en application de l’article 244 quater B, III du CGI.
