L’absentéisme explose en entreprise ! Depuis 2019, l’observatoire de la vie en entreprise a enregistré une évolution alarmante : le taux d’absentéisme a augmenté de 30% en moyenne. Que ce soit en raison d’arrêts maladie, d’accidents. Dans cet article, nous vous donnerons 5 clés pour recouvrer les indemnités journalières de Sécurité Sociale et conserver votre trésorerie.
Comprendre les indemnités journalières de sécurité sociale (IJSS) : conditions et calcul de l’indemnisation
Qui a droit aux IJSS ? Les conditions pour être indemnisé
Les IJSS sont des indemnités journalières versées aux salariés en arrêt de travail pour une raison médicale. Pour être éligible à ces indemnités, plusieurs conditions doivent être remplies :
- Le salarié doit être en arrêt de travail pour une raison médicale justifiée, et transmettre un certificat médical à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie dans les délais impartis.
- Il doit avoir un contrat de travail en cours au moment de l’arrêt.
- Il doit avoir cotisé à la Sécurité sociale pendant une certaine période, et être affilié à la Sécurité sociale depuis au moins 12 mois à la date d’interruption de travail.
- À noter, le montant des IJSS versé est plafonné selon la règlementation.
Le montant des IJSS est calculé en fonction du salaire journalier de référence du salarié, avec un plafond maximum à ne pas dépasser. Cette indemnisation permet de garantir un revenu de substitution pendant la période d’incapacité de travail.
Comment se calculent les IJSS ?
Les IJSS sont calculées sur la base du salaire brut de l’assuré, selon un plafond qui peut varier en fonction de la durée de l’arrêt, du type d’arrêt et de la situation individuelle de l’assuré.
● Salaire de référence : Le salaire brut est calculé à partir des 3 derniers mois de salaire (ou des 12 derniers mois en cas de travail discontinu ou de période de chômage partiel).
– Pour un salarié à temps plein, la rémunération de base est prise en compte, y compris les primes, les bonus, et autres avantages. Toutefois, certaines indemnités, comme les indemnités de transport ou de repas, peuvent être exclues.
– Des plafonds existent, selon la réglementation en vigueur, et le montant de l’indemnité ne pourra pas dépasser ces plafonds. Depuis le 1er avril 2025, le montant maximum IJSS pour un arrêt maladie passe de 53,31 € par jour à 41,47 € par jour.
● Taux de remplacement : L’indemnité journalière est généralement fixée à 50% du salaire journalier de référence. Cependant, si le salaire est supérieur au plafond, le pourcentage peut être ajusté pour ne pas dépasser les plafonds en vigueur.
Arrêts maladie, accident du travail : quelles différences pour les IJSS ?
Il existe plusieurs types d’arrêts de travail qui peuvent donner lieu à des IJSS. Chaque type d’arrêt a ses spécificités et ses conditions d’indemnisation.
Arrêt maladie
Un arrêt maladie est un arrêt de travail pour une raison médicale qui n’est pas liée à un accident du travail ou à une maladie professionnelle. Les salariés en arrêt maladie peuvent percevoir des IJSS s’ils remplissent les conditions d’indemnisation, telles que la transmission d’un certificat médical à la CPAM et le respect du délai de carence de trois jours. Cet arrêt permet aux salariés de se soigner tout en bénéficiant d’un soutien financier.
Accident du travail / accident de trajet
Un accident du travail est un événement survenu pendant l’exercice des fonctions professionnelles et qui entraîne une blessure ou une maladie. Les salariés victimes d’un accident du travail peuvent percevoir des IJSS spécifiques, souvent plus avantageuses que celles versées pour un arrêt maladie classique. Pour être indemnisé, le salarié doit déclarer l’accident à son employeur et fournir les documents nécessaires à la CPAM. Les employeurs jouent un rôle clé en fournissant les informations et les documents requis pour le calcul et le versement des indemnités.
En comprenant les différents types d’arrêts de travail et les conditions d’indemnisation, les entreprises peuvent mieux gérer l’absentéisme et optimiser le recouvrement des IJSS.
La maladie professionnelle : un arrêt lié à l’environnement de travail
Une maladie professionnelle est une pathologie contractée dans le cadre de l’activité professionnelle, du fait d’une exposition prolongée à un risque (exposition à des produits toxiques, gestes répétitifs, postures contraignantes, etc.). Elle doit être reconnue par la Sécurité sociale pour donner lieu à une indemnisation.
Le salarié peut bénéficier d’IJSS spécifiques, plus avantageuses que celles versées dans le cadre d’un arrêt maladie classique. Contrairement à ce dernier, aucun délai de carence ne s’applique : les indemnités journalières sont versées dès le premier jour d’arrêt.
Le taux d’indemnisation est de 60% du salaire journalier brut pendant les 28 premiers jours, puis 80% à partir du 29ᵉ jour. Le montant reste néanmoins plafonné selon la réglementation en vigueur. L’entreprise peut compléter ces IJSS dans le cadre d’un maintien de salaire prévu par une convention collective ou un accord d’entreprise.
Le congé maternité : une protection sociale renforcée pour les salariées enceintes
Le congé maternité permet aux salariées enceintes de suspendre leur activité professionnelle avant et après la naissance de leur enfant. Sa durée dépend du nombre d’enfants attendus et du nombre d’enfants déjà à charge (généralement 16 semaines, dont 6 avant et 10 après la naissance).
Pour être indemnisée, la salariée doit :
- Justifier de 10 mois d’affiliation à la Sécurité sociale à la date prévue de l’accouchement.
- Avoir travaillé un minimum de 150 heures au cours des 3 derniers mois ou avoir cotisé sur un revenu minimum.
- Cesser toute activité professionnelle pendant la période du congé.
Les IJSS sont versées sans délai de carence, dès le premier jour du congé maternité. Le montant est calculé sur la base du salaire journalier moyen des 3 derniers mois précédant l’arrêt, dans la limite du Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale (PMSS). L’indemnité journalière est exonérée d’impôt sur le revenu, mais soumise à la CSG et à la CRDS.
Le congé paternité et d’accueil de l’enfant : un droit élargi pour le second parent
Le congé paternité et d’accueil de l’enfant est ouvert au père biologique ou au second parent (dans le cadre d’une adoption ou d’une parentalité non biologique). Depuis juillet 2021, ce congé a été allongé à 25 jours calendaires pour une naissance simple et 32 jours en cas de naissances multiples.
Le salarié doit, comme pour le congé maternité, remplir certaines conditions :
- Justifier de 10 mois d’affiliation à la Sécurité sociale.
- Avoir travaillé au moins 150 heures au cours des 3 derniers mois.
- Cesser toute activité pendant la durée du congé.
L’indemnisation se fait sans délai de carence, et les IJSS sont calculées de la même manière que pour la maternité : elles correspondent au salaire journalier moyen des 3 derniers mois, dans la limite du PMSS. Le salarié perçoit donc environ 100% de son salaire net, sauf en cas de rémunération dépassant les plafonds.
Le congé d’adoption : un dispositif équivalent au congé maternité
Le congé d’adoption est destiné aux salariés qui accueillent un enfant dans le cadre d’une procédure d’adoption. Il permet à un ou aux deux parents salariés de suspendre leur activité professionnelle pour se consacrer à l’arrivée de l’enfant.
Pour en bénéficier, il faut :
- Être affilié à la Sécurité sociale depuis au moins 10 mois.
- Avoir travaillé un minimum de 150 heures au cours des 3 derniers mois (ou avoir cotisé un montant équivalent).
- Présenter une décision judiciaire ou administrative d’adoption.
L’indemnisation démarre sans délai de carence. Le montant des IJSS est identique à celui du congé maternité : calcul sur la base des salaires bruts des 3 derniers mois, dans la limite du PMSS. Le congé d’adoption peut durer 10 semaines (voire plus selon certaines conditions), et les IJSS peuvent être partagées entre les deux parents adoptants s’ils sont tous deux salariés.
Pourquoi les entreprises ne récupèrent pas toutes les IJSS ?
Saviez-vous que l’absentéisme coûte chaque année près de 25 milliards d’euros aux entreprises françaises ? Cela représente environ 7% de la masse salariale ! Cela s’explique par le fait qu’une part importante des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS) dues aux employeurs dans le cadre de la subrogation ne sont jamais recouvrées par les entreprises. Le versement des indemnités journalières peut être complexe et sujet à des retards, ce qui contribue au taux de non-recouvrement.
Pour rappel, grâce à la subrogation, l’entreprise peut maintenir le salaire de ses salariés en arrêt de travail tout en récupérant les IJSS versées par la Sécurité sociale. Cela étant, le recouvrement n’est pas automatique : il existe un processus à suivre pour récupérer ces indemnités journalières. De nombreuses organisations perdent ainsi de la trésorerie. Pour preuve, le taux de non-recouvrement tourne autour de 15 à 30% ce qui est un manque à gagner considérable.
Plusieurs raisons expliquent le taux de non-recouvrement des IJSS. Voici les plus fréquentes :
- Les justificatifs non transmis par les collaborateurs : si les arrêts de travail, les feuilles de soins ne sont pas transmises par le salarié absent, que la déclaration est incomplète ou mal renseignée, cela perturbe le processus de remboursement. La prise en charge des arrêts de travail par la CPAM peut être complexe et contribuer aux difficultés de recouvrement.
- Priorité donnée aux dossiers sans subrogation : La CPAM pourrait privilégier le traitement des dossiers sans subrogation, ce qui peut entraîner un retard pour les entreprises ayant opté pour ce mode de gestion.
- Dossiers spécifiques : Les dossiers impliquant des situations particulières, comme des mi-temps thérapeutiques ou des prolongations d’arrêt de travail dépassant 6 mois peuvent nécessiter un suivi spécifique, ce qui complique le traitement.
- Problèmes techniques sur la DSN : Des erreurs peuvent se produire si les fichiers envoyés par l’entreprise sont corrompus, ce qui peut compromettre l’intégrité de la DSN et perturber le bon traitement des données.
Récupérer les IJSS : les démarches administratives à suivre pas à pas
Afin de récupérer les IJSS dues à l’entreprise, il est crucial de respecter les étapes suivantes :
Déclaration de l’arrêt de travail : Lorsqu’un salarié est en arrêt de travail, il doit transmettre à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) un certificat médical. Ce certificat précise la durée de l’incapacité de travail. La prescription d’un arrêt de travail ne peut pas être assurée par une sage-femme, que ce soit lors d’un acte de télémédecine ou en personne.
L’employeur doit envoyer une déclaration d’accident du travail ou de maladie professionnelle si l’arrêt de travail en découle.
Délai de carence : La Sécurité sociale applique un délai de carence de 3 jours dans le cadre des arrêts maladie classiques (sauf pour certaines situations comme les accidents de travail). Cela signifie que l’indemnisation commence au 4e jour de l’arrêt de travail.
Transmission des documents à la CPAM : l’employeur doit transmettre à la CPAM :
- Une attestation de salaire, qui détaille le salaire brut du salarié et la durée de l’arrêt.
- Des justificatifs complémentaires, si nécessaire, comme la nature de l’arrêt ou les périodes d’absence précédentes.
Paiement des IJSS : Une fois les documents reçus, la CPAM effectue le calcul des indemnités journalières et les reverse directement au salarié. L’employeur peut être chargé de verser l’indemnité complémentaire, dans le cadre du maintien de salaire, si cela est prévu par le contrat de travail ou la convention collective.
Une bonne gestion de ces étapes permet d’éviter de nombreux litiges.
Recouvrement des IJSS : 5 bonnes pratiques pour les employeurs
Pour vous aider à optimiser le recouvrement des IJSS et améliorer votre gestion de l’absentéisme, nous vous recommandons de :
1. Mettre en place une veille dédiée et active des IJ en subrogation
Comme mentionné précédemment, suivre les IJSS en subrogation est un élément clé dans la gestion financière des entreprises, car un retard de remboursement des IJSS peut avoir un impact direct sur la trésorerie. Nous vous conseillons de dédier une équipe ou un outil de reporting pour analyser les IJSS dues et détecter les anomalies ou retards de paiement.
2. Digitaliser les processus de subrogation des IJ
L’humain peut faire des erreurs ! Si cela n’est pas une surprise, l’automatisation permet d’éviter les écueils manuels et d’accélérer les procédures. Dans ce contexte, nous vous recommandons d’utiliser un logiciel de gestion des IJSS pour faciliter la transmission des données aux organismes de Sécurité sociale et le suivi des paiements.
3. Résoudre rapidement les litiges
Les litiges peuvent survenir pour diverses raisons : des documents manquants, des erreurs dans la déclaration DSN, des retards administratifs, des conflits sur la durée de l’indemnisation, des problèmes liés aux arrêts de travail prolongés… Le processus de récupération des indemnités journalières est souvent ponctué d’obstacles. Les litiges peuvent également impliquer la mutualité sociale agricole (MSA) pour les travailleurs du secteur agricole. Lorsqu’une IJSS n’est pas remboursée, il est primordial d’identifier la cause et d’agir rapidement. Cela passe par une communication proactive avec les CPAM et, si nécessaire, par l’appui de juristes ou experts en protection sociale.
Attention à la prescription !
Le délai légal pour demander le paiement des IJSS est de 2 ans à compter de la date d’arrêt de travail. Passé ce délai, même un dossier parfaitement constitué ne pourra plus être indemnisé.
En l’occurrence, si un salarié a eu un arrêt de travail en janvier 2023, mais qu’il ne demande pas d’indemnités avant janvier 2025, la prescription sera acquise et il ne pourra plus récupérer ses IJSS pour cette période.
4. Garder un œil sur les changements législatifs
La réglementation sociale évolue régulièrement et ces changements peuvent avoir un impact direct sur le recouvrement des IJSS. En surveillant de près les ajustements législatifs, vous vous assurez d’être toujours conforme et d’anticiper les modifications à apporter à vos processus de récupération de IJSS. Cela permet d’éviter les erreurs et de maintenir l’efficacité du recouvrement.
5. Suivre les indicateurs de performance clés (KPI) de votre subrogation
Pour optimiser le recouvrement des IJSS, il est essentiel de définir des KPIs clairs, comme le taux de recouvrement, le temps moyen de remboursement et le nombre de litiges en cours. Ces indicateurs vous offrent une vision précise de l’efficacité de votre processus et vous permettent d’ajuster votre stratégie en fonction des résultats. En suivant ces KPIs régulièrement, vous pouvez identifier rapidement les points faibles et mettre en place des actions correctives pour améliorer votre performance.
Ne laissez pas 30% de vos IJSS vous échapper !
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