Contrôle de facturation : un levier clé de performance achats

Face à la complexité croissante des cycles d’achats et des volumes de factures à traiter, le contrôle de facturation s’impose comme un levier essentiel de performance achats et de profit recovery. Il s’agit d’un processus structuré qui implique l’ensemble de l’organisation et nécessite la mise en place de procédures claires pour garantir la conformité et l’efficacité. Au-delà de la simple vérification comptable, il vise à déceler erreurs, surpaiements ou non-conformités contractuelles, tout en améliorant la gouvernance financière.

Experts interrogés, Giovanni et Élodie, détaillent méthodes, périmètres privilégiés et gains potentiels pour l’entreprise.

Définition exécutive du contrôle de facturation :

Le contrôle de facturation est un dispositif d’analyse systématique des factures fournisseurs visant à vérifier la conformité contractuelle des montants payés, à identifier les écarts financiers (surfacturations, paiements indus, omissions de crédits) et à générer des gains mesurables pour l’entreprise, tout en renforçant la gouvernance achats et financière.

Le traitement des factures fournisseurs, le contrôle des factures et l’utilisation de solutions et logiciels de gestion adaptés sont aujourd’hui incontournables pour automatiser et sécuriser chaque étape du processus.

L’automatisation, grâce à l’e-invoicing, à l’e-reporting et à l’intégration de logiciels de gestion, permet par ailleurs d’améliorer la traçabilité, de réduire les erreurs, de prévenir la fraude et d’optimiser les flux de trésorerie. L’enregistrement et l’archivage des documents offrent en outre une visibilité en temps réel sur les dépenses et les échéances, tout en assurant la conformité réglementaire.

Une mauvaise gestion des factures peut cependant entraîner retards de paiement, pénalités, fraudes ou litiges. Il est donc crucial de mettre en place une solution adaptée pour structurer le processus de validation et sécuriser l’ensemble du traitement.

Le contrôle des factures fournisseurs devient une étape clé pour éviter les erreurs, respecter les délais de paiement et garantir la conformité, notamment lors d’un contrôle fiscal.

Qu’est-ce que le contrôle de facturation et pourquoi il compte ?

Le contrôle de facturation consiste à analyser en détail les factures reçues et les conditions contractuelles associées pour vérifier l’exactitude des montants payés et le respect des termes négociés. Le processus de facturation fournisseurs commence par la réception des factures, suivie d’une procédure de contrôle des factures pour vérifier leur conformité. Cette démarche va au-delà d’un traitement opérationnel des factures : elle cible spécifiquement les erreurs de facturation, les surpaiements et les écarts par rapport aux engagements contractuels. Cette logique s’apparente à ce que les spécialistes désignent comme Accounts Payable Recovery Audit ou audit de profit recovery, une pratique répandue chez les grandes organisations pour récupérer des sommes indûment versées et optimiser le contrôle interne des dépenses.

Selon les définitions méthodologiques, cet audit approfondi s’appuie notamment sur la comparaison des factures avec les bons de commande, les contrats et les paiements déjà effectués pour détecter incohérences, paiements en double ou omissions de crédits à récupérer. Lors du traitement des factures fournisseurs, chaque facture doit être vérifiée pour s’assurer qu’elle comporte toutes les mentions obligatoires. Le rapprochement d’une facture avec le bon de commande et les documents de livraison (vérification des articles, quantités, montants) est une étape clé du traitement des factures fournisseurs. La validation des factures fournisseurs passe par une procédure formalisée, et une fois validée, la facture est enregistrée dans le système comptable. Le paiement des factures peut se faire par différents moyens, tels que virement bancaire ou chèque, selon les procédures internes de l’organisation.

➡️ Élodie, senior manager de la BU performance Achats, précise que « il s’agit de récupérer, parfois jusqu’à cinq années en arrière, les montants facturés qui ne respectent pas les conditions négociées, qu’il s’agisse de coefficients, de profils ou de grilles tarifaires».

Pour les directions achats, cette approche apporte une visibilité opérationnelle renforcée sur l’efficience de leur portefeuille fournisseurs.

Que faut-il retenir pour la direction achats ?

Le contrôle de facturation ne se limite pas à une vérification comptable. Il s’agit d’une démarche de profit recovery structurée, comparable à un audit des comptes fournisseurs, qui permet de récupérer des montants indûment versés, d’améliorer le contrôle interne et de fiabiliser durablement les processus procure-to-pay.

Comptabilité fournisseurs : fondements et enjeux pour la direction achats

La fiabilité de la comptabilité fournisseurs conditionne directement la capacité de la direction achats à piloter la performance, sécuriser les paiements et prévenir les risques de non-conformité.

La comptabilité fournisseurs constitue le socle de la gestion financière pour toute entreprise, en assurant la fiabilité du processus de facturation et la maîtrise des flux financiers liés aux achats. Pour la direction achats, la mise en place d’un processus structuré et la mise à jour régulière des outils de gestion sont indispensables afin de garantir la conformité des factures et la traçabilité des opérations avec les fournisseurs. La validation des factures devient alors un point de passage obligé, permettant de sécuriser chaque étape du cycle achats et d’éviter les risques de non-conformité ou de litiges. En coordonnant la gestion des factures avec la comptabilité, la direction achats renforce la transparence, optimise la relation fournisseur et contribue à la performance globale de l’entreprise. L’intégration de contrôles internes rigoureux et l’alignement des processus achats-comptabilité sont ainsi des leviers majeurs pour fiabiliser la chaîne de facturation et répondre aux exigences de conformité.

En structurant les interfaces entre achats et comptabilité, le contrôle de facturation permet de transformer un processus administratif en levier de pilotage financier.

Performance achats : quelles familles d’achats cibler ?

Le contrôle de facturation n’est pas neutre en termes de périmètre : il devient pertinent là où les volumes et les complexités contractuelles justifient l’effort analytique.

Quelles familles d’achats génèrent le plus de gains en contrôle de facturation ?

➡️ Giovanni, consultant senior, explique : « La méthode est applicable à tout contrat si le volume est suffisant. Sans volume, l’analyse n’est ni rentable pour l’entreprise ni efficiente pour le consultant. »

Parmi les familles d’achats où ce contrôle révèle souvent des écarts significatifs figurent notamment les frais de location de voiture, les royalties, les prestations d’intérim, les baux commerciaux ou encore les fournitures générales. La variabilité des règles tarifaires, des indices contractuels ou des clauses spécifiques dans ces domaines multiplie les opportunités de détecter des anomalies factuelles ou contractuelles.

Comment estimer la pertinence d’une mission de profit recovery ?

Pour qu’un contrôle de facturation produise un effet de levier financier tangible, il faut dépasser un certain seuil d’activité :

➡️ Selon Giovanni, « à partir de 500–600 k€ d’achats annuels dans une catégorie, la mission devient pertinente ».
➡️ Élodie nuance : « sur des familles comme l’intérim, où les écarts moyens sont faibles mais récurrents, des volumes annuels plus élevés (≈ 5 M€) rendent la démarche rentable et significative ».

Ce seuil dépend directement de la surface des transactions, de la fréquence des factures et de la complexité des grilles tarifaires appliquées. En résumé, les missions de contrôle de facturation sont particulièrement pertinentes sur les familles d’achats à fort volume et à règles contractuelles complexes, où la variabilité tarifaire augmente mécaniquement le risque d’écarts financiers.

Méthodologie type d’un contrôle de facturation efficace

Un contrôle de facturation performant repose sur quatre piliers :
l’analyse contractuelle, l’exploitation des données de facturation, le rapprochement automatisé des flux et la formalisation d’actions correctives pérennes. Cette approche permet de générer des gains financiers tout en renforçant les processus internes.

L’intégration de la lecture automatique des factures (LAD/RAD) et l’utilisation d’un logiciel de gestion permettent d’automatiser le traitement des factures fournisseurs, de réduire les erreurs et d’améliorer la traçabilité.

Mentions obligatoires et cadre légal des factures

La conformité des factures fournisseurs repose sur le respect strict des mentions obligatoires imposées par le code de commerce et les normes comptables. Chaque facture doit comporter des éléments essentiels : identification du fournisseur, date d’émission, numéro unique, description précise des biens ou services fournis, montants hors taxes, taux et montant de TVA, ainsi que le total TTC. La validation des factures implique une vérification systématique de ces informations, garantissant la conformité avec la réglementation et les accords contractuels passés avec les fournisseurs.

Délais de paiement : impact sur la relation fournisseur et la performance

La mise en place de délais de paiement clairs et respectés est un facteur déterminant dans la gestion de la relation avec les fournisseurs. Des délais maîtrisés favorisent la confiance, limitent les retards de paiement et contribuent à la stabilité de la trésorerie de l’entreprise. Une gestion proactive des échéances permet d’éviter les pénalités, d’optimiser le paiement des factures et d’améliorer la performance financière. Pour la direction achats, il s’agit d’un levier stratégique : en structurant les processus et en assurant le suivi des délais, l’entreprise renforce sa crédibilité auprès de ses partenaires et sécurise l’ensemble de sa chaîne d’approvisionnement. La gestion efficace des délais de paiement participe ainsi à la compétitivité et à la solidité financière de l’organisation.

Factures électroniques : opportunités et défis pour la direction achats

La mise en place de la facturation électronique transforme en profondeur le traitement et la gestion des factures au sein des directions achats. Cette évolution offre des avantages majeurs : réduction des coûts administratifs, accélération de la validation des factures, diminution des erreurs et des retards de paiement, et amélioration de la conformité avec les exigences réglementaires. En automatisant le flux de factures, l’entreprise gagnera en efficacité, sécurisera ses échanges avec les fournisseurs et se préparera aux évolutions réglementaires, telles que l’e-invoicing et l’e-reporting. La facturation électronique deviendra ainsi un atout pour la direction achats, qui pourra piloter ses engagements avec plus de réactivité et de fiabilité. Toutefois, la mise en place de la facturation électronique ne diminue en rien l’intérêt de mener une mission de contrôle de facturation, qui apurera le passé, jusqu’à 5 ans, pour récupérer les sommes dues ou corriger les erreurs, et redémarrer sur de bonnes bases comptables. 

Archivage électronique : garantir la conformité et la traçabilité

L’archivage électronique des factures fournisseurs est aujourd’hui incontournable pour garantir la conformité réglementaire et la traçabilité des opérations. La mise en place d’un système d’archivage sécurisé permet de conserver les factures de façon fiable, d’en faciliter la consultation lors des contrôles ou audits, et d’assurer la pérennité des données. Cette démarche optimise la gestion des factures fournisseurs, réduit les coûts liés au stockage physique et libère du temps pour les équipes en automatisant les tâches de recherche et de vérification. L’archivage électronique contribue également à une meilleure gestion de la trésorerie, en permettant un suivi précis des engagements et des paiements. Pour la direction achats, il s’agit d’un gage de productivité et de sécurité, qui renforce la maîtrise des flux documentaires et la qualité de la relation avec les fournisseurs.

Impacts opérationnels et leviers de performance achats

Pour les directions financières et achats, le contrôle de facturation présente un double intérêt : générer des gains rapides et mesurables à court terme, tout en sécurisant durablement les processus de paiement et la relation fournisseur.

➡️ Comme l’illustre Élodie : « Un audit rigoureux des factures donne de la crédibilité à l’entreprise face à ses fournisseurs, car il montre que les engagements contractuels sont suivis de manière proactive.»

Dans un contexte où les équipes achats doivent concilier réduction des coûts, conformité réglementaire et optimisation des process, cet outil analytique est un complément stratégique aux approches plus traditionnelles de performance achats.

Résultats attendus et ROI du contrôle de facturation

Les audits de profit recovery permettent généralement de dégager des économies directes mesurables, parfois jusqu’à un pourcentage significatif du périmètre analysé. Ils contribuent également à réduire les erreurs dans les cycles procure-to-pay, à limiter les paiements en double et à sécuriser les décisions budgétaires.

En outre, le renforcement des contrôles et l’intégration de KPIs dédiés (taux d’écarts, délais de traitement, crédits identifiés) s’insèrent dans une démarche globale de performance achats durable, tirant parti des données disponibles et des technologies modernes d’analyse.

 Vers une culture achats plus robuste ?

Le contrôle de facturation n’est plus une activité périphérique : il s’agit aujourd’hui d’un levier de performance achats et de profit recovery central pour optimiser les coûts, sécuriser les relations fournisseurs et renforcer la gouvernance financière. Structuré autour de méthodologies éprouvées et de technologies analytiques, il permet aux entreprises de transformer des données transactionnelles en valeur opérationnelle concrète.