Project Cycle Management: l’approccio per lo sviluppo dei progetti UE

Il Project Cycle Management (PCM) è una metodologia nata per migliorare la qualità dei progetti attraverso la comprensione delle aspettative degli stakeholder. Il PCM copre l’intera vita del progetto partendo dall’ideazione fino alla chiusura, attraverso una serie di fasi che prendono il nome di: “ciclo di vita del progetto”.

Tale metodologia di gestione progettuale è molto utilizzata nello sviluppo di progetti finanziati dall’Unione Europea (UE) e sta prendendo campo anche in ambito nazionale. Il PCM è quindi una metodologia ampiamente utilizzata nella progettazione europea al fine di realizzare iniziative di successo capaci di seguire una  pianificazione dettagliata, rispettando budget, tempi e qualità del progetto.

Le fasi da seguire in ottica PCM

• Identificazione: Tale fase individua la necessità o l’opportunità di realizzare un progetto; all’interno di questa fase vengono esaminati approfonditamente i problemi riscontrati in un determinato contesto e si sviluppano le possibili soluzioni. Ciò comporta la consultazione degli stakeholder e degli esperti della materia per circoscrivere i problemi e identificare le risposte. Alla fine della fase di identificazione, verrà redatto un documento noto come rapporto di identificazione del progetto, in modo da identificare le opzioni di progetto più rilevanti da perseguire.
• Formulazione: La fase di formilazione rappresenta il momento in cui gli stakeholder discutono le idee di progetto per svilupparne i dettagli e identificare gli aspetti significativi, come risultati attesi e impatto, pertinenza, fattibilità e sostenibilità.
• È in questa fase che un’idea di progetto si trasforma in un piano operativo con programmi, risorse e tempi di implementazione dettagliati. Alla fine di essa si deciderà se creare una proposta di finanziamento per il progetto, elaborando un piano di lavoro e stimando il budget necessario per realizzarlo.
• Finanziamento: Durante questa fase, l’agenzia che finanzierà il progetto esamina la richiesta di finanziamento e decide se approvarlo o meno; nel caso di superamento, viene redatto un accordo di finanziamento tra l’organizzazione finanziatrice ed il soggetto beneficiario per formalizzare il progetto. La proposta verrà elaborata, in base al capitolato definito dal finanziatore, ovvero la call specifica del programma di riferimento, attraverso la preparazione della documentazione necessaria, presentando in ultima sede la proposta stessa all’ente finanziatore.
• Implementazione: Questo è l’inizio della fase esecutiva del progetto. A partire da questo momento comincia l’implementazione delle varie attività di progetto, il monitoraggio dei progressi, la gestione delle risorse e la risoluzione degli eventuali problemi. Al più, essa rappresenta, rispetto le altre fasi, quella che richiede più tempo; a sua volta infatti viene strutturata in: avvio, implementazione principale, e chiusura. Il team di progetto, dunque, metterà in pratica quanto delineato precedentemente.
• Monitoraggio e valutazione: La penultima fase monitora il progresso del progetto rispetto agli obiettivi stabiliti valutando i risultati ottenuti e l’efficacia delle azioni correttive negli interventi.
• Revisione e apprendimento: Il ciclo vita di un progetto gestito tramite PCM si conclude con la valutazione dei risultati ottenuti in relazione al raggiungimento degli obbiettivi. La chiusura prevede inoltre l’implementazione delle “lesson learned”  ovvero la documentazione di quanto appreso, nell’ottica di migliorare la gestione dei progetti futuri.

Project Cycle Management: quali fasi implementare?

Il PCM definisce quindi la struttura delle diverse fasi di gestione del progetto, comprese le attività da svolgere e gli strumenti da implementare all’interno di ciascuna fase. Sebbene sia più popolare nell’Unione Europea, è un approccio universalmente applicabile. La linearità, propria della metodologia, fa sì che ogni fase debba essere completata prima di procedere alla successiva, focalizzandosi sulla descrizione dei processi da utilizzare consentendo ai decisori di prendere le decisioni più giuste.

Nell’ottica di operare una gestione di progetto ottimale, risultano di particolare interesse, per importanza e per difficoltà di implementazione, i seguenti momenti:

Definizione degli obiettivi

Nel momento in cui viene redatta la pianificazione del progetto si definiscono gli obiettivi, le attività, le risorse necessarie, le scadenze e il budget; è importante coinvolgere gli stakeholder e le parti interessate, per garantire che il piano sia realistico, praticabile e risponda alle esigenze del contesto.

Risulta utile, a tal proposito, analizzare le diverse alternative di percorso possibili per il raggiungimento degli obbiettivi di progetto, selezionando poi la strategia più appropriata da adottare. È a questo punto che si possono definire in modo chiaro gli obbiettivi specifici del progetto, in linea con la strategia scelta; essi devono essere misurabili, realistici e condivisi dagli stakeholder.

Formulazione della proposta

L’identificazione delle attività, dei prodotti e dei risultati è un passaggio importante nella formulazione di un progetto, in quanto consente di definire in modo preciso cosa fare, cosa produrre e quali risultati raggiungere.

A tal proposito, la delineazione di questi punti chiarirà e guiderà la fase successiva di pianificazione delle attività, dei costi e dei tempi di realizzazione. Inoltre, consente di monitorare l’avanzamento del progetto e di valutare l’efficacia delle attività svolte e dei risultati raggiunti.

Pianificazione delle attività: WBS e Diagramma di Gantt

La Work Breakdown Structure (WBS) è una struttura gerarchica che suddivide il lavoro, necessario a completare un progetto, in componenti più piccole e gestibili, chiamate attività. Essa organizza il lavoro in modo logico e strutturato, fornendo una panoramica completa delle attività del progetto e delle loro interrelazioni. Una volta definite le attività e la loro suddivisione attraverso la WBS, è possibile organizzare il progetto secondo una logica gerarchica che prevede l’implementazione di work package, task e milestone.

Tale scomposizione consente poi la pianificazione delle attività di progetto secondo diverse filosofie a seconda del processo di implementazione adottato dall’azienda. In particolare, esistono due approcci maggiormente noti ed utilizzati: il modello Waterfall e il modello Agile. Nel primo, la pianificazione delle attività viene sviluppata interamente all’inizio del progetto e si basa su una sequenza lineare delle fasi del progetto, dallo start al finish. Nel secondo, la pianificazione può essere implementata in modo più adattabile (Agile): invece di pianificare tutto il progetto in anticipo, il lavoro viene suddiviso in iterazioni più brevi che richiamano il ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act).

Il diagramma di Gantt è composto, invece, da una rappresentazione grafica delle attività da svolgere, in cui ognuna di esse è rappresentata da una barra orizzontale lunga quanto la durata prevista per la stessa.

La posizione delle barre sul diagramma rappresenterà l’ordine delle attività, la loro durata e le dipendenze reciproche tra le varie attività, ovvero le relazioni di precedenza o di successione tra le stesse.

Un approccio completo per il successo dei progetti di sviluppo

In sintesi, il Project Cycle Management è un approccio completo alla gestione dei progetti che aiuta le organizzazioni a sviluppare progetti efficaci, efficienti e sostenibili. Il PCM promuove la partecipazione degli stakeholder, il coinvolgimento delle comunità locali e la sostenibilità ambientale, sociale ed economica, che sono tutti elementi essenziali per il successo dei progetti di sviluppo.