Czas i planowanie prac nad wnioskiem dotacyjnym

Ile czasu potrzeba na przygotowanie wniosku o dofinansowanie? To pytanie pada często na początku współpracy, zwłaszcza, gdy przedsiębiorca ubiega się o dotację po raz pierwszy. Odpowiedź w szczegółach różni się dla różnych konkursów dotacyjnych, dla różnych projektów etc. W większości przypadków prawidłowa jest jedna odpowiedź: „Więcej czasu, niż może się wydawać”.

Terminy naborów

Może się okazać, że z pozoru podobne nabory różnią się finansowo tzw. alokacją, czyli sumą środków przypisanych do podziału w danym konkursie. Dlatego tak ważne jest, by przestrzegać terminów naborów dla interesującej nas dotacji. Merytoryczne różnice mogą z kolei dotyczyć tego, na jakie rodzaje projektów może być przyznana dotacja, jakie są szczegółowe kryteria. Na przykład: jeden nabór może być szeroki, adresowany do każdego typu przedsiębiorstwa, niezależnie od wielkości i do każdego rodzaju działań. Tymczasem kolejny nabór może być tylko dla wnioskodawców z sektora mikro- , małych i średnich przedsiębiorstw albo może dotyczyć specyficznych projektów (np. tylko projekty prozdrowotne, zwiększające dostępność dla osób z niepełnosprawnościami albo tylko projekty na cyfryzację).

Etapy pracy nad wnioskiem o dotację

Jeśli na przygotowanie projektu badawczo-rozwojowego jest mniej niż 30 dni (od pierwszego kontaktu ze strony Klienta), to zwykle czasu jest też zbyt mało. Takie projekty wymagają częstej, wielokrotnej komunikacji nie tylko z Klientem, ale często z zewnętrznymi ekspertami, naukowcami, kancelariami patentowymi. Komunikacja to najważniejsze słowo w tym artykule.

Przegotowanie wniosku to wiele czynności formalnych, analitycznych i finansowych. Często w tym procesie sporo czasu trzeba poświęcić na zebranie i analizę dokumentacji, zestawień a nawet pozyskiwanie odpowiednich pozwoleń, uprawnień lub zawieranie umów warunkowych.

Realny czas pracy nad wnioskiem wynosi półtora miesiąca, czyli ok. 45 dni.

Przygotowanie wniosku o dotację zawsze obejmuje takie etapy jak:

Kwalifikacja Wnioskodawcy – ocena, czy dany przedsiębiorca spełnia podstawowe wejściowe warunki dla danego konkursu, tzn. określenie, czy może on startować w tym konkursie;
Kwalifikacja (wstępna) projektu – ocena innowacyjności – badanie konkurencji, wstępne określenie, czy projekt jest innowacyjny;
Research – zbieranie informacji potrzebnych do wypełnienia wniosku, takich jak:
informacje od samego Klienta (jego dane finansowe, plany, opis planowanych zmian w przedsiębiorstwie),
analiza konkurencji, w tym ewentualne rekomendowanie zamówienia badania stanu techniki czy opinii o innowacyjności,
ewentualne doradztwo w zakresie doboru podwykonawców, jak również w zakresie zakupów w projekcie,
Planowanie etapów projektu, w tym wskazanie kamieni milowych, określenie, jakie kroki mają zapewnić dotarcie do końcowego rezultatu.
Opracowanie wniosku aplikacyjnego – wprowadzenie danych i sporządzenie opisów, które trafią do odpowiednich formularzy wniosku.

Wniosek zwykle przygotowywany jest w specjalnym interaktywnym programie – generatorze wniosków. Program ten uruchamiany jest przez instytucję, która przyznaje dotacje (np. Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Bank Gospodarstwa Krajowego, Agencja Badań Medycznych, Urzędy Marszałkowskie w konkursach dotacyjnych dla poszczególnych województw). Uruchomienie generatora następuje w konkretnym momencie, przypadającym po ogłoszeniu konkursu. Generator pozostaje otwarty do ostatniego dnia naboru, po którym złożenie wniosku jest już zablokowane.

Czas a jakość dokumentacji

Jak wynika z tego, co napisaliśmy powyżej, technicznie ramy czasowe prac nad wnioskiem wyznacza otwarcie generatora (jego uruchomienie) przez instytucję prowadzącą dany konkurs dotacyjny (i docelowo – udzielającą dotacji) oraz zamknięcie przez nią generatora wraz z upływem końcowego terminu składania wniosków.

Z myślą o Państwa komforcie i w trosce o optymalną jakość wniosku staramy się jednak przesuwać te granice:

Jeśli rozpoczniemy współpracę odpowiednio wcześnie, podejmiemy wstępne działania w pracy nad projektem jeszcze przed startem konkursu, w którym składany będzie wniosek. Nasze doświadczenie pozwala nam zawczasu przewidzieć w pewnym stopniu, jakich informacji i danych będzie potrzeba do składania wniosku. Startujemy z wyprzedzeniem, by zapewnić Waszemu wnioskowi rezerwy czasowe.
Staramy się składać wniosek wcześniej, optymalnie minimum dobę przed końcem terminu. Jest to ważne z 3 powodów:

a) Zwykle w ostatnim dniu składania wniosku nasilają się problemy techniczne – serwery są przeciążone i generator wniosków działa znacznie wolniej (coś, co normalnie trwa do sekundę, np. zapis zmian we wniosku, generowanie nowej rubryki etc. potrafi trwać 15 minut);
b) Czasem w przedsiębiorstwie ubiegającym się o dotację albo w jego planach lub w całej branży zachodzą zmiany (finansowe, kadrowe, techniczne, własnościowe), w rezultacie część informacji z wniosku trzeba skorygować – doświadczenie uczy nas, że lepiej mieć na to zapas czasu;
c) Termin przyjmowania wniosków też może być skrócony przez samą instytucję, która ten nabór prowadzi, zwłaszcza gdy do określonego dnia trwania naboru wpłynie bardzo duża liczba wniosków.

Współpraca nad wnioskiem

Co ważne, w pracach nad wnioskiem wiele zależy od Państwa. Wspomniana wcześniej terminowa komunikacja to bardzo ważny element sukcesu. Właściwa wymiana informacji i wymaganych dokumentów, sprawi, że termin złożenia wniosku będzie zdecydowanie mniejszym problemem.

Dobra komunikacja poprawia nie tylko terminowość prac nad wnioskiem, ale podnosi też jago jakość i zwiększa szanse na powodzenie całego projektu.

Jeżeli do końcowego terminu składania wniosków zostało zbyt mało czasu, powiemy to otwarcie. Zależy nam na tym, żeby składać wnioski o najwyższej jakości. Takie, które mają realne szanse na otrzymanie dotacji.

Proponujemy wtedy, by spotkać się przy współpracy w kolejnym naborze wniosków. Wiele konkursów dotacyjnych ma kolejne nabory. Warto jednak nie zawlekać przynajmniej z pierwszym kontaktem z Leyton, ponieważ czasami poszczególne nabory mogą się różnić w szczegółach finansowych albo merytorycznych.

Jeśli ogłoszenie dotyczy podwykonawstwa na kwotę wyższą niż 750.000 euro, wówczas ogłoszenie musi być dostępne w Bazie Konkurencyjności przez minimum 30 pełnych dni.