Konkurencyjność w projekcie dotacyjnym – Jak prawidłowo wybrać podwykonawców?

Konkurencyjność jest kluczowym aspektem w procesie wyboru podwykonawców. Polega ona na zapewnieniu równych szans każdemu podmiotowi, który może zaoferować usługi niezbędne do realizacji naszego projektu, których Przedsiębiorca starający się o dotację nie jest w stanie wykonać samodzielnie. Jednocześnie jest to także etap, z którym wielu Przedsiębiorców ma problem i który potrafi zabrać sporo czasu, tak istotnego w trakcie prac nad projektem.

Kim jest podwykonawca projektu?

Dlaczego piszemy o „podmiocie” a nie o przedsiębiorstwie, czy też (potocznie) o firmie?

Podwykonawcą w projekcie może być nie tylko przedsiębiorstwo ale np. (dość często) uczelnia (lub jej wydział), instytut badawczy itp.).

Podwykonawcy są nieodzowni zawsze wtedy, gdy przedsiębiorstwo, które ubiega się o środki finansowe (dofinansowanie, dotację, bon, grant) nie ma możliwości wykonania jakiegoś fragmentu projektu samodzielnie ale też wtedy, gdy takie wykonanie samodzielne, choć teoretycznie możliwe, nie jest racjonalne. Przykład: czy zawsze, gdy chcemy (z pomocą dotacji) opracować innowacyjny produkt lub usługę, stosując prace badawczo-rozwojowe, potrzebujemy do tego laboratorium? Nie. Mimo że, owszem, potrzebujemy go na pewnym etapie prac, to już niekoniecznie będzie nam ono potrzebne w dalszych etapach projektu, a tym bardziej po jego zrealizowaniu.

Wybranie podwykonwawcy projektu – zasady

Zgodnie z Wytycznymi 2021-2027, w przypadku zamiaru korzystania z podwykonawstwa  przedsiębiorstwo ma obowiązek przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia. Postępowanie takie musi być przeprowadzone w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równego traktowania oferentów (czyli podmiotów ubiegających się o status podwykonawców). Pociąga to za sobą obowiązek działania w sposób przejrzysty i proporcjonalny – zgodnie z procedurą zasady konkurencyjności.

Przedsiębiorcy realizujący projekty unijne mają świadomość, że „Wytyczne w zakresie kwalifikowalności” nie dają wielu odpowiedzi co do tego, jak stosować zasadę konkurencyjności i jak prawidłowo przygotować zapytanie ofertowe. To z kolei zwiększa ryzyko popełnienia błędu w przygotowaniu i prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, co oznaczać może wymierzenie korekty finansowej.

Dla Przedsiębiorców dopiero zaczynających swoją przygodę z funduszami jest to tym większe wyzwanie. Z tego powodu w Leyton zawsze oferujemy wsparcie w zakresie przygotowania dokumentacji dotyczącej wyboru, jak i zaplanowania w czasie tej procedury. Oczywiście ostateczne decyzje w tym zakresie należą zawsze do Klienta.

Zapytanie jest umieszczane na specjalnej stornie internetowej, która nazywa się Baza Konkurencyjności. Konto w Bazie Konkurencyjności jest przypisane do danego przedsiębiorcy-wnioskodawcy.

Wybór podwykonawcy – o czym jeszcze warto pamiętać

W ogłoszeniu zawierającym zapytanie ofertowe powinno się znaleźć zastrzeżenie, że realizacja zamówienia jest uzależniona od otrzymania przez Zamawiającego dofinansowania projektu ze środków zewnętrznych.

Zapytanie ofertowe musi zawierać załącznik określający dokładny formularz oferty. W zapytaniu podać też trzeba kryteria wyboru oferty oraz zasady przyznawania punktów (w celu obiektywnego, jednoznacznego ocenienia ofert, by możliwy był uzasadniony merytorycznie, oparty na punktacji wybór najlepszej oferty). Zaznaczyć też trzeba, że złożenie oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec stron.

Oferty są przygotowywane na koszt Dostawców i składane wyłącznie za pośrednictwem Bazy konkurencyjności. O terminowym złożeniu oferty decyduje data złożenia oferty za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności. Każdy z Dostawców może złożyć tylko jedną ofertę.

Podwykonawstwo w znaczeniu warunków konkursu oznacza: koszty badań wykonywanych na podstawie umowy oraz koszty doradztwa i równorzędnych usług wykorzystywanych wyłącznie na potrzeby projektu badawczo-rozwojowego. Zasadę konkurencyjności należy stosować dla każdego podwykonawstwa, którego koszt przekracza 50.000 złotych. Jeśli ustalimy, że dane podwykonawstwo jest kluczowe dla projektu, powinno ono być wybrane zgodnie z zasadą konkurencyjności jeszcze przed złożeniem wniosku o dofinansowanie.

Złożenie oferty – terminy

W większości przypadków czas potrzebny na przeprowadzenie tej procedury wynosi około 10 dni roboczych. Warto ten czas wziąć pod uwagę planując prace nad wnioskiem. W większości przypadków ogłoszenie powinno być widoczne w Bazie Konkurencyjności przez minimum 7 pełnych dni. Jeżeli jednak ostatnim dniem naboru miałby być dzień, który nie jest dniem roboczym, termin należy przesunąć tak, by objął najbliższy dzień roboczy. Inaczej mówiąc, przyjmowanie ofert nie może się kończyć w dniu wolnym od pracy. Oznacza to, że dni te liczy się od dnia następującego po dniu umieszczenia ogłoszenia w Bazie Konkurencyjności. Gdyby bowiem pierwszym dniem był dzień publikacji, to (zakładając, że ogłoszenia raczej nie umieszcza się z wybiciem północy na początku dnia ale np. o 8:00 czy 9:00 rano) ten dzień nie byłby pełny. Analogicznie, dla zachowania pełnych dni wskazane jest, by przyjmowanie ofert nie kończyło się np. o 17:00 tylko dlatego, że do tej godziny u Wnioskodawcy trwa dzień pracy.

Jeśli ogłoszenie dotyczy podwykonawstwa na kwotę wyższą niż 750.000 euro, wówczas ogłoszenie musi być dostępne w Bazie Konkurencyjności przez minimum 30 pełnych dni.