E-Rechnungspflicht: Das gilt ab 2025

Von Iwona Graichen
- 28 Nov. 2024
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Mit dem am 27.03.2024 verkündeten Wachstumschancengesetz wurden umfassende Maßnahmen beschlossen, um Investitionen und Innovationen am Wirtschaftsstandort Deutschland zu fördern. Neben höheren Förderquoten für KMU im Rahmen des Forschungszulagengesetzes umfasst das Gesetz auch die E-Rechnungspflicht ab 2025.

Was verbirgt sich hinter der E-Rechnungspflicht?

Die B2B E-Rechnungspflicht gilt ab 01. Januar 2025. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Unternehmen im B2B-Geschäftsverkehr verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten zu können. Die Rechnung muss in einem nach EU-Norm strukturierten Format, z. B. XREchnung, bereitgestellt sein – ein PDF-Dokument reicht nicht aus.

Die E-Rechnungspflicht gilt vorerst nur für den Empfang von Rechnungen, nicht für den Versand. Die Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen tritt erst 2028 in Kraft. Bis dahin gelten bestimmte Übergangsfristen, um Unternehmen den Wechsel zur elektronischen Abrechnung zu erleichtern.

E-Rechnung: Übergangsfristen

Bis zum Ende des Jahres 2026 haben Unternehmen die Möglichkeit, für Transaktionen in den Jahren 2025 und 2026 mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in alternativen Formaten auszustellen. Bis zum Abschluss des Jahres 2027 wird die Frist für Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 € verlängert. Sie dürfen unter Einwilligung des Rechnungsempfängers auch im Jahr 2027 noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in alternativen Formaten ausstellen.

Des Weiteren ist es bis zum Ende des Jahres 2027 für alle Unternehmen gestattet, elektronische Rechnungen in alternativen Formaten als dem im Wachstumschancengesetz festgelegten Format auszustellen. Ab dem 01.01.2028 müssen sämtliche Anforderungen bezüglich elektronischer Rechnungen gemäß dem Wachstumschancengesetz eingehalten werden.

Häufige Fragen

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Anforderungen nach der E-Rechnungspflicht gelten zunächst für alle steuerpflichtigen Unternehmen mit B2B-Umsätzen mit Sitz in Deutschland. Ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer sie erfüllen. Nicht betroffen ist der B2C-Bereich, d. h. private Endverbraucher sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze.

Ab wann gilt die Pflicht?

Ab 01.01.2025 müssen E-Rechnungen von allen Unternehmen empfangen werden können. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers wird nicht mehr benötigt.

Was geschieht bei Nicht-Beachtung der E-Rechnungspflicht?

Sollten Unternehmen die Vorschriften nicht einhalten, können Bußgelder in Höhe von bis zu 15.000 € pro Jahr verhängt werden.

Welches Format hat eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Datei, welche die Anforderungen nach EU-Norm CEN EN 16931 erfüllt. Beispiele für zulässige Formate sind:

XRechnung
ZUGFeRD
Factur-X
Peppol-BIS Billing

E-Rechnungen im Vergleich zu Papierrechnungen

Elektronische Rechnungen sind digitale Dokumente, die zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden, um den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen zu dokumentieren und die Zahlungsabwicklung zu unterstützen. Im Gegensatz zu herkömmlichen gedruckten Rechnungen werden elektronische Rechnungen in digitaler Form erstellt, versendet, empfangen und archiviert.

Vorteile der E-Rechnung

Elektronische Rechnungen gewinnen immer mehr an Bedeutung, vor allem aus folgenden Gründen:

Effizienzsteigerung: Elektronische Rechnungen ermöglichen einen schnelleren und effizienteren Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen. Dies reduziert den manuellen Aufwand, minimiert Fehler und beschleunigt den Zahlungsprozess.
Kostenersparnis: Durch den Einsatz elektronischer Rechnungen können Unternehmen Kosten für Papier, Druck, Porto und Lagerung von Papierdokumenten einsparen.
Umweltfreundlichkeit: Da elektronische Rechnungen papierlos sind, tragen sie zur Reduzierung des Papierverbrauchs und damit zur Schonung der Umwelt bei.
Automatisierung: Elektronische Rechnungen können in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden, was eine automatisierte Verarbeitung und Buchung ermöglicht. Dies spart Zeit und minimiert menschliche Fehler.
Compliance: Elektronische Rechnungen können den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, z. B. in Bezug auf die Aufbewahrung von Rechnungsdaten und die Authentizität der elektronischen Signatur.

Herausforderungen der E-Rechnungspflicht

Obwohl die Umstellung auf E-Rechnungen zahlreiche Vorteile bietet, stellen sich auch einige Herausforderungen:

Technische Anforderungen müssen erfüllt werden, um eine reibungslose Umsetzung elektronischer Rechnungen sicherzustellen.
Die Integration in bestehende Systeme kann komplex sein und erfordert oft Anpassungen oder die Implementierung neuer Software.
Datenschutzbedenken müssen ernst genommen und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um die Sicherheit sensibler Rechnungsdaten zu gewährleisten.
Die Notwendigkeit, Mitarbeiter auf neue Prozesse und Tools im Umgang mit E-Rechnungen umzuschulen, ist ein wichtiger Aspekt, der Zeit und Ressourcen erfordert.

E-Rechnungen stellen eine moderne und effiziente Methode für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten dar. Sie bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile, darunter Kosten- und Zeitersparnis, eine verbesserte Transparenz von Transaktionen und eine Reduzierung des Papierverbrauchs mit positiven ökologischen Auswirkungen.

E-Rechnungen: Eine Chance für Unternehmen jeder Größe

Trotz einiger Herausforderungen wie der Integration in bestehende Systeme und der Einhaltung rechtlicher Vorgaben lohnt sich die langfristige Implementierung von E-Rechnungen für Unternehmen jeder Größe.

Iwona Graichen Senior Financial Consultant

Wachstumschancengesetz: rechtliche Hintergründe zur E-Rechnungspflicht ab 2025

Das Wachstumschancengesetz umfasst verschiedene Maßnahmen, die darauf abzielen, die Liquidität von Unternehmen zu verbessern, insbesondere vor dem Hintergrund der aktuellen instabilen wirtschaftlichen Lage. Diese Maßnahmen sollen Investitionen fördern und Wachstumschancen unterstützen. Zugleich sollen sie eine spürbare Vereinfachung des Steuersystems sowie eine gerechtere Besteuerung bewirken. Insgesamt zielt das Gesetz darauf ab, die Wachstumsaussichten der deutschen Wirtschaft zu erhöhen.

Neben der E-Rechnungspflicht hat sich durch das Wachstumschancengesetz auch die Förderung im Rahmen der Forschungszulage verbessert. Bisher wurden lediglich Personalkosten und externe Auftragnehmer gefördert. Ab den Wirtschaftsjahren, die nach dem 31.12.2023 beginnen, wird die Forschungszulage auch auf abnutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens ausgeweitet, die im begünstigten Forschungs- und Entwicklungsvorhaben genutzt werden. Dabei spielen die Rechnungen der Dienstleister eine große Rolle. Denn auch die Kosten für Sachmittel im Rahmen eines Forschungsvorhabens sind nun förderfähig.

Webinar zum Wachstumschancengesetz

Update zur Forschungszulage: höhere Förderquoten und neue Chancen

Welche Chancen ergeben sich für Unternehmen aus dem Anfang 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetz? Und wie lassen sich diese optimal nutzen? Im Webinar erläutern unsere Experten die neuen Fördermöglichkeiten für Unternehmen.

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