Vikten av korrekt dokumentation för FoU-skattelättnader (FoU-avdrag)

För företag som vill dra nytta av FoU-skattelättnader i Sverige är det avgörande att vara väl förberedda inför en granskning av Skatteverket. Den här artikeln betonar vikten av noggrann förberedelse, både när det gäller ekonomiska och tekniska motiveringar, för att styrka FoU-anspråk. Många företag antar felaktigt att mottagna medel automatiskt innebär ett godkännande, bara för att sedan möta utmaningar under granskningar, när bevisbördan faller på dem.

Att utnyttja lättnaderna innebär att använda offentliga medel. Därför är det normalt att Skatteverket granskar företag som gör anspråk, för att säkerställa att offentliga medel används enligt definieringen i lagen om FoU-skattelättnader.

För att göra anspråk på FoU-skattelättnader måste företag uppfylla specifika ekonomiska och arbetstidsrelaterade kriterier. Ekonomisk motivering innebär att bedöma anställdas berättigande i de FoU-aktiviteter som utförts. Det är dock lika viktigt att säkerställa att de anställda uppfyller de arbetstidsrelaterade kriterierna. Anställda som arbetar med FoU måste spendera minst 50% av sin arbetstid på kvalificerade FoU-aktiviteter, med minst 15 timmar per månad dedikerade till sådana uppgifter. En korrekt övervakning och dokumentation av de anställdas tidsfördelning på månadsbasis är avgörande för att visa att kraven uppfylls vid granskningar.

Utöver ekonomiska motiveringar måste företagen noggrant utvärdera de tekniska aspekterna av sina projekt för att avgöra om de uppfyller definitionen av FoU enligt lagen. Detta innebär bland annat att bedöma om projektet syftar till vetenskapliga eller teknologiska framsteg, involverar systematiska undersökningar och experiment och löser tekniska ovissheter. Företag måste ha en klar förståelse för lagens kriterier för att säkerställa att deras projekt överensstämmer med dem.

Dessutom är det avgörande att upprätthålla omfattande teknisk dokumentation för att styrka FoU-anspråket under en granskning. Detta inkluderar till exempel projektplaner, framstegsrapporter, designdokument, testresultat, forskningsrapporter och annan relevant bevisning som visar utförandet av FoU-aktiviteter. Korrekt dokumentation hjälper inte bara företag att bedöma sitt eget berättigande, utan fungerar också som ett starkt försvar under granskningar och säkerställer att Skatteverkets krav uppfylls.

Även om företag erhåller FoU-skattelättnader kan brister i deras anspråk uppdagas under granskningar. Under dessa granskningar ligger bevisbördan hos företagen, som måste visa att de har uppfyllt de berättigandekriterier som definieras i lagen. Bristen på korrekt dokumentation eller felaktig tolkning av lagens krav kan leda till komplikationer och potentiellt resultera i återbetalning av medel samt ytterligare avgifter.

Vikten av adekvat förberedelse och dokumentation kan inte överskattas för företag som söker FoU-skattelättnader i Sverige. Genom noggrann bedömning av ekonomiska motiveringar och övervakning av anställdas arbetstid kan företag uppfylla förutsättningarna för att göra anspråk på lättnaderna. Dessutom kan en grundlig utvärdering av de tekniska aspekterna av projekt och anpassning till lagens kriterier samt upprätthållande av omfattande dokumentation vara till stor hjälp under granskningar.

I denna resa erbjuder Leyton ovärderligt stöd till företag och guidar dem genom de komplexa processerna för FoU-skattelättnader. Våra erfarna experter hjälper företag att bedöma berättigandet för deras projekt, säkerställer efterlevnad av lagens kriterier och ger vägledning om den nödvändiga dokumentationen för att styrka ditt anspråk.