ULGA B+R: Jak wdrożyć ją dobrze? Dobre praktyki, planowane zmiany i współpraca doradcy technicznego z podatkowcem

Zapraszamy do obejrzenia nagrania naszego webinaru poświęconego tematowi ulgi badawczo-rozwojowej.

Webinar poprowadzili nasi eksperci Marcelina Szwed – Ziemichód, adwokat i doradca podatkowy w MSZTax oraz dr inż. Kacper Koteras, konsultant R&D w Leyton Poland.

Podczas webinaru zostały poruszone takie tematy, jak:

• Na czym polega ulga B+R?
• Jakie zmiany czekają nas od 2026 roku?
• Jak organy podatkowe podchodzą do ulgi?
• Co jest kluczem do sukcesu?

Zapraszamy do obejrzenia nagrania!

Pytania i odpowiedzi:

Poniżej przedstawiamy odpowiedzi na pytania zadane podczas webinaru (w czacie), na które nie zdążyliśmy udzielić odpowiedzi na żywo. Odpowiedzi zostały przygotowane przez adw. Marceliną Szwed-Ziemichód i dr. Kacpra Koterasa. Zwracamy uwagę, że odpowiedzi mają ogólny charakter i nie stanowią porady prawnej ani podatkowej, jeżeli mają Państwo pytanie dotyczące indywidualnej sytuacji – zapraszamy do kontaktu.

✔ Czy poniesiony koszt oznacza zaliczenie do KUP danego roku?

Koszt kwalifikowany dla celów ulgi B+R zawsze musi być kosztem uzyskania przychodów. Innymi słowy, aby dany wydatek został uznany za koszt kwalifikowany dla celów ulgi B+R, to musi zostać najpierw ujęty jako KUP (np. poprzez odpis amortyzacyjny). Koszt kwalifikowany jest więc rozliczany dla celów ulgi w roku w jakim został ujęty w wyniku CIT jako KUP (zgodnie z zasadami wynikającymi z CIT lub PIT).

✔ Czy jeśli prowadzimy projekt polegający na wdrożenie w produkcji nowego detalu dość trudnego który wymaga wielu narzędzi godzin na wdrożenie, uzgodnień to czy jeśli pod ten projekt kupiliśmy maszynę CNC używaną za ok 50 000zł to czy sama ta maszyna może przynależeć do kosztów tego projektu. Inaczej czy możemy próbować wykazywać taki stan rzeczy?

W przypadku tego typu zakupów konieczna jest po pierwsze analiza całego projektu i tego w jakim zakresie zakupiona maszyna była wykorzystywana w tym projekcie, oraz w jaki sposób jej zakup został ujęty jako koszt (czy jednorazowo, czy poprzez odpisy amortyzacyjne). Zasadniczo, w  takiej sytuacji kosztem kwalifikowanym do ulgi B+R może być odpis amortyzacyjny urządzenia, w takiej proporcji w jakiej był on używany do opracowania technologii produkcji nowego detalu lub nowego/zmienionego procesu.

W uproszczeniu, nie będzie możliwe ujęcie całej wartości sprzętu jako kosztu kwalifikowanego. Potencjalnie, możliwe jest ujęcie częściowo tej wartości w odniesieniu do odpisów amortyzacyjnych.

✔ Umowy o dzieło, umowy zlecenie i umowy B2b jako koszt kwalifikowany?

Dla celów ulgi B+R ujmowane są jedynie wynagrodzenia wypłacane na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie czy umowy o dzieło (ważne – wynagrodzenia wraz z tzw. narzutami, czyli składkami).

Umowa zawarta z osobą prowadzącą działalność (nawet jeżeli spełnia warunki umowy zlecenia czy o dzieło) nie będzie kosztem kwalifikowanym.

✔ Czy wdrażanie rozwiązań opartych na AI stanowi podstawę do odliczeń B+R?

Sam fakt wykorzystania AI niestety nie jest wystarczającą przesłanką, aby ująć dany projekt w uldze B+R. Wdrożenie musi stawiać pewne wyzwanie przed pracownikami firmy i spełniać kryteria nowości, twórczości, systematyczności i niepewności. Także wykorzystanie narzędzi AI  w pracach lub elementów wygenerowanych przez AI (np. fragmentu kodu) nie przekreśla samo z siebie możliwości ujęcia prac jako B+R – analogicznie, jak korzystanie z bibliotek kodu nie wyklucza samo w sobie uznania prac za prace B+R.

✔ Jeśli prace nad danym projektem trwają już dłuższy czas ale ze względu na dokumentację nie chcemy cofać się czy możemy od konkretnego momentu zacząć prowadzić szczegółowe rejestry i tylko od tego momentu koszty ująć w uldze?

Tak, podatnik ma wybór i może rozpocząć rozliczanie ulgi od dowolnego momentu lub dowolnego projektu. Nie ma obowiązku cofania się w czasie do początku projektu (z zastrzeżeniem, sytuacji, w których Spółka prace rozwojowe ujmowałaby jako WNiP, tutaj konieczne jest spójne podejście).

Zwracamy uwagę, że część dokumentacji może być uzupełniona następczo (np. po zakończeniu roku podatkowego, na podstawie posiadanych wiadomości lub innych ewidencji). Kluczowa jest analiza jaką dokumentacje i jakie informacje posiada spółka.

✔ Jesteśmy producentem m.in przyczep czy wdrożenie i produkcja specjalistycznej przyczepy ułatwiającej prace w przemyśle energetycznym będzie traktowane jako działalność B+R?

Tego typu projekty mają potencjał aby być rozliczone w ramach ulgi badawczo-rozwojowej. Należy pamiętać, że muszą stawiać pewne wyzwanie przed pracownikami firmy i spełniać kryteria nowości, twórczości, systematyczności i niepewności. Konieczna jest indywidualna ocena – możemy mieć do czynienia z innowacją projektową albo z innowacją procesową.

✔ Dzień dobry. Jesteśmy firmą produkcyjną – wtrysk. Jesteśmy podwykonawcą dużych znanych koncernów. Klient jest właścicielem formy wtryskowej, my na tej formie produkujemy detale. Czy wdrożenie do produkcji nowych form/detali (wcześniej nie produkowaliśmy takich detali) starego klienta to działalność B+R?

Opracowanie technologii produkcji unikalnych i charakterystycznych detali może stanowić podstawę do odliczenia ulgi B+R. Konieczne jest jednak wykazanie tej unikalności i wyraźne wydzielenie działań B+R od rutynowej produkcji. Konieczna jest więc indywidualna analiza jak przebiega realizacja projektów i jakie czynności podejmuje spółka.

✔ Jakie mogą być koszty kwalifikowane przy wdrożeniu ERP ?

Wdrożenie ERP w ramach przedsiębiorstwa nierzadko pochłania znaczną ilość czasu wielu pracowników firmy. Koszty wynagrodzeń związane z tym czasem mogą stanowić podstawę do ulgi B+R. Ważne jednak, że konieczne jest ustalenie jakie dokładnie prace miały miejsce w przypadku „wdrożenia ERP” – są wdrożenia, przy których dochodzi do prac B+R w zakresie tzw. innowacji procesowych, są też takie wdrożenia gdzie ciężko mówić o tej innowacji. Dlatego „wdrożenie ERP” wymaga indywidualnej analizy.

✔ Programy ERP stanowią Wartość niematerialną i prawną – co w tym przypadku uprawnia do ulgi? Koszt na fakturze czy amortyzacja ? Jeżeli amortyzacja to przez jaki okres?

W przypadku wdrożeń programów ERP i prac B+R z tym związanych, kluczowe jest ustalenie czy i w jakim zakresie doszło do innowacji procesowej. Sam ERP jako taki (jego wartość / wartość licencji) nie będzie rozliczany w ramach ulgi. Jako koszty kwalifikowane mogą być ujęte koszty pracy związane właśnie z wdrożoną innowacją procesową. Dla celów ulgi kluczowe jest ujęcie ich w wyniku podatkowym – zaliczenie do KUP. Możliwe jest więc ustalenie w jakiej proporcji dany odpis związany jest z kosztami związanymi z pracami B+R i odliczenie ich w tej części (proporcjonalnie). 

✔ Czy ulgę B+R można już ujmować przy zaliczkach w bieżącym okresie? czy tylko jako roczne odliczenie?

Ulgę B+R za dany rok rozliczamy rocznie – w zeznaniu. Jeżeli w zeznaniu, spółka wykazałaby nadwyżkę kosztów kwalifikowanych do rozliczenia w kolejnych latach, taka spółka może w trakcie kolejnego roku podatkowego:

W przypadku ponoszenia kosztów kwalifikowanych i bieżącego rozliczenia, Spółka także może złożyć wniosek o zaniechanie poboru zaliczek lub o ich ograniczenie – tutaj konieczne jest jednak to, żeby być w stanie uprawdopodobnić, że powstanie nadpłata po zakończeniu roku.

Dowiedz się więcej na temat ulgi badawczo-rozwojowej tutaj.