Errores comunes al solicitar una ayuda pública

Conseguir una ayuda pública puede ser un impulso clave y decisivo para cualquier empresa, ya que muchas ven en estos programas una oportunidad para modernizar sus instalaciones, digitalizar procesos o desarrollar nuevos productos con la seguridad y motivación extra que otorga la concesión de estos incentivos.

¿Por qué una buena oportunidad puede acabar perdiéndose?

No obstante, el proceso de solicitud no es tan sencillo como pudiera parecer en un principio, ya que esconde varias “trampas” que, si no se conocen o atienden adecuadamente, pueden convertirse en un factor crucial que conduzca a la desestimación del expediente. Muchos proyectos con gran potencial quedan fuera de estos apoyos financieros por errores formales o estratégicos que pueden evitarse fácilmente con una buena planificación.

¿Qué errores conviene anticipar antes de presentar una solicitud?

Es por ello que en este post vamos a repasar los errores más frecuentes que detectamos en nuestro trabajo diario asesorando a empresas en la gestión de estas ayudas y sus proyectos, comentando algunos ejemplos y sumando consejos prácticos para prevenirlos.

Falta de algún documento esencial o aportación del documento erróneo

¿Por qué un documento puede bloquear todo el expediente?

Uno de los fallos más recurrentes en las solicitudes de ayudas públicas es presentar documentación incorrecta, incompleta o fuera de plazo. Puede parecer un detalle menor o sin importancia, pero en convocatorias muy competitivas, especialmente aquellas de concurrencia simple, en las que se van evaluando proyectos en base al orden de entrada en el registro, un documento mal identificado o la ausencia de un justificante puede bloquear la tramitación completa del expediente.

Esto puede ocurrir de dos formas:

Que el expediente quede bloqueado hasta que la documentación sea subsanada mediante su aportación, lo que se traduce en “perder puestos” en el orden de entrada.
Que el expediente sea directamente desestimado por agotamiento de los fondos con los que cuente la convocatoria.

¿Cuáles son los errores documentales más habituales?

Por ejemplo, algunos errores frecuentes son:

Aportar estados financieros sin firma.
No incluir alguna declaración responsable obligatoria.
Presentar las cuentas anuales en un formato o modelo no apto.
Adjuntar documentos que no corresponden exactamente con lo solicitado en la convocatoria.

Estos fallos pueden derivar en requerimientos, demoras o incluso desestimaciones.

¿Cómo se puede evitar este problema?

Para evitarlo, hay dos medidas sencillas pero muy efectivas:

Realizar una verificación interna antes de enviar la solicitud.
Contar con un checklist de documentación adaptado a cada convocatoria.

Ambas acciones facilitan la preparación de la documentación solicitada y ayudan a garantizar la correcta presentación de la solicitud en cuestión.

No distinguir correctamente entre proyectos de I+D y proyectos de innovación

¿Dónde está realmente la frontera entre I+D e innovación?

Este es un error técnico clásico y fácil de cometer, especialmente en programas como los del CDTI, Centro para el Desarrollo Tecnológico y la Innovación, o las ayudas regionales a la innovación. Muchas empresas, debido al desconocimiento sobre este ámbito, tienden a etiquetar como “I+D” cualquier mejora de producto o proceso, cuando en realidad la frontera entre investigación, desarrollo e innovación está claramente definida en la normativa europea y marca límites claros entre la I+D y su hermana, la “i pequeña”.

En esencia, la diferencia principal es la siguiente:

Los proyectos de I+D se centran en generar nuevo conocimiento o tecnologías que no existen y conllevan un grado de incertidumbre técnica elevado.
Los proyectos de innovación aplican conocimientos ya existentes para mejorar procesos, productos o servicios.

¿Qué ocurre si el proyecto se clasifica mal?

Si una empresa confunde estas categorías, la solicitud de ayuda desembocará irremediablemente en una desestimación del proyecto por falta de adecuación al objeto de la ayuda.

¿Cómo comprobar si la línea de ayuda es la adecuada?

Un tip muy útil consiste en realizar, antes de redactar la memoria técnica, una revisión objetiva del TRL, o nivel de madurez tecnológica, del proyecto. Esto permite comprobar en qué punto nos encontramos y asegurar que la línea de ayuda a la que estamos aplicando es realmente la adecuada.

Incumplir el efecto incentivador de la ayuda

¿Por qué el momento de inicio del proyecto es tan importante?

Este, sin lugar a dudas, es uno de los motivos de exclusión más graves y comunes y, sin embargo, uno de los más fáciles de evitar. En líneas generales, la mayoría de las ayudas públicas a la I+D+i o incentivos de esta índole, salvo aquellas que poseen carácter retroactivo, suelen exigir el cumplimiento del efecto incentivador. Dicho de otro modo, la empresa no debe haber iniciado el proyecto antes de presentar la solicitud a la convocatoria.

¿Qué documentos pueden demostrar que el proyecto ya había comenzado?

Llevado al terreno práctico, esto significa que no pueden existir documentos o compromisos con fecha anterior a la presentación de la solicitud en el organismo, como por ejemplo:

Aceptaciones en firme de ofertas.
Pedidos.
Contratos.
Facturas.
Pagos vinculados al inicio del proyecto.

Lo que buscan los organismos con esta medida es garantizar que el proyecto nace como consecuencia de la ayuda y no como una inversión ya planificada previamente.

¿Cómo protegerse ante un posible incumplimiento?

Para evitar incumplir este punto, así como contribuir a defenderlo, conviene conservar correos, presupuestos y documentos fechados que evidencien el momento real de inicio de las actividades.

Es cierto que, dependiendo de la convocatoria objeto de estudio, pueden existir algunos gastos exentos de este requisito, como podrían ser:

La compra del terreno.
La obtención de permisos.
La realización de estudios previos de viabilidad.

No obstante, en líneas generales, un error de calendario puede suponer la pérdida del 100% de la financiación, al tratarse de un factor que se considera que afecta a todo el proyecto en su conjunto.

Presupuestar sin coherencia técnica y/o económica

¿Qué debe demostrar el presupuesto de un proyecto?

Sin excepción, sea cual sea la convocatoria o línea de ayuda que se quiera solicitar, el presupuesto de un proyecto de I+D+i debe cumplir con tres aspectos esenciales:

Ser coherente con su alcance.
Ser realista.
Estar adecuadamente justificado.

Después de haber participado en multitud de proyectos, con una gran variedad de empresas de diversos sectores, es muy común encontrar presupuestos iniciales en los cuales se incluyen partidas sobredimensionadas, especialmente en el gasto de personal, o mal justificadas, sin una aclaración que explique el porqué de ese importe o coste. Esto genera dudas en los evaluadores sobre la credibilidad del proyecto y puede producir “recortes” en el presupuesto.

¿Cómo debe conectarse la memoria técnica con el presupuesto?

Con el fin de evitar este error de presentación, la clave reside en que cada coste debe estar alineado con una tarea o actividad concreta de la memoria:

Las horas del personal deben estar vinculadas con las actividades técnicas descritas.
Los materiales deben estar relacionados con los experimentos o desarrollos que los requieran.
Las subcontrataciones de terceros deben responder a tareas justificables y complementarias al trabajo propio de la empresa.

Además de lo anterior, es necesario que los presupuestos de terceros sean comparables y razonables dentro del mercado, evitando incurrir en gastos genéricos o de carácter más comercial.

¿Por qué la trazabilidad mejora la solidez del expediente?

Una buena trazabilidad entre lo técnico y lo económico transmite profesionalidad y mejora la puntuación y solidez de cualquier expediente.

Falta de planificación y control de los plazos

¿Por qué dejar la solicitud para el final puede reducir sus posibilidades de éxito?

Como se puede deducir a partir de los puntos anteriormente comentados, las ayudas públicas requieren tiempo, coordinación y previsión para plantear apropiadamente el proyecto que se va a llevar a cabo. En línea con este punto, uno de los errores más frecuentes es subestimar los plazos administrativos, tanto en la preparación de la solicitud como en las posteriores fases de ejecución, justificación y auditoría, las cuales ameritan su propio post aparte.

Por lo general, las empresas, y en especial las pymes industriales, suelen tener su equipo enfocado en el día a día del negocio y tienden a posponer la recopilación de documentación o a dejar la redacción de la memoria para última hora. Esto, en la mayoría de los casos, provoca que la solicitud se presente incompleta o sin revisar, lo cual reduce considerablemente sus probabilidades de éxito, ya que facilita en mayor medida:

El retraso durante la evaluación.
El incremento del número de requerimientos.
El recorte de gastos escasamente justificados.

¿Qué fases debería incluir una buena hoja de ruta?

La clave para evitar esto puede ser tan simple como planificar el proceso con una hoja de ruta que contenga tres fases claras:

Preparación: análisis de encaje, documentación y consorcios.
Tramitación: redacción y presentación.
Ejecución: seguimiento y justificación.

Trabajar con un calendario definido y con apoyo especializado ahorra muchos imprevistos, evita errores básicos y, lo más importante, aporta tranquilidad y seguridad a todo el proceso.

Conclusión: El éxito está en la preparación

¿Qué marca la diferencia entre una solicitud sólida y una solicitud improvisada?

Solicitar una ayuda pública no debería ser un ejercicio de prueba y error ni sentirse como una carrera contrarreloj. En lo que a trabajar una solicitud de ayuda se refiere, el éxito depende, sobre todo, de una buena preparación, un diagnóstico técnico preciso y un acompañamiento experto.

¿Cómo puede ayudar Leyton en este proceso?

Y aquí es donde entramos nosotros, ya que en Leyton llevamos años trabajando con empresas y ayudándolas a transformar sus ideas, inversiones e innovaciones en proyectos financiables, asegurando la correcta clasificación del proyecto, garantizando la documentación técnica precisa y ofreciendo una estrategia de presentación alineada a la convocatoria más favorable e interesante en todos los sentidos.

Si estás pensando en emprender un nuevo desarrollo o inversión tecnológica, o simplemente te gustaría conocer qué programas se ajustarían mejor a las necesidades de tu empresa, te invitamos a contactar con nosotros. Nuestro equipo de expertos en financiación pública y fiscalidad de la I+D+i estará encantado de atenderte y orientarte, sin ningún compromiso, sobre las diferentes opciones disponibles que pueden impulsar el crecimiento y competitividad de tu negocio.