L’agence du revenu du Canada (ARC) a mis à jour ses indications concernant la révision des demandes de RS&DE, en détaillant désormais davantage le processus d’analyse des travaux scientifiques et des dépenses associées.
Ce n’est pas une réforme du programme, mais plutôt un effort de clarification qui confirme une chose : les entreprises doivent pouvoir justifier leurs demandes avec clarté, cohérence et preuves à l’appui.
Dans cet article, nous vous expliquons ce que cela implique concrètement.
Vos coûts RS&DE doivent être traçables
L’ARC explique désormais plus précisément ses attentes quant au suivi et à la déclaration des dépenses.
Pour toute dépense liée à une demande de RS&DE, vous devez démontrer :
- Comment les coûts ont été suivis
- Quand les travaux ont été effectués
- Qui les a réalisés
- Et comment ces coûts sont directement liés aux activités scientifiques ou techniques
Le calcul des coûts doit être soutenu par des documents internes tels que les feuilles de temps, les journaux de projet, les notes techniques et la documentation financière (grand livre général, registres de paie, T4, R1..).
Une visite virtuelle ou sur site de vos locaux peut être demandée
Pour mieux comprendre les travaux revendiqués, les agents de l’ARC peuvent vous proposer une visite virtuelle. Cela peut se faire simplement via :
- Une démonstration en direct d’un produit ou d’un processus
- Le partage d’écran de photos, résultats de test ou documents de développement
- Une visite des locaux à l’aide d’un téléphone ou ordinateur équipé d’une caméra
- Une présentation par diapositives des étapes clés du projet
L’objectif est de placer vos travaux techniques dans leur contexte pour en faciliter l’évaluation.
L’importance des documents justificatifs
Les examinateurs demanderont à voir les documents mentionnés dans votre demande RS&DE, notamment ceux référencés aux lignes 270 à 282 du formulaire T661.
Ces documents peuvent inclure :
- Dossiers techniques (notes de labo, tests, prototypes, photos, versions de logiciels, etc…)
- Journaux de projet ou suivis horaires des employés
- Compte-rendus des réunions, échanges internes
- Tout élément montrant l’évolution des travaux et des personnes impliquées
Plus vos documents sont datés, précis et spécifiques, plus votre demande sera crédible.
Des justificatifs comptables sont également requis
Outre les preuves techniques, votre dossier financier doit être complet et organisé. L’ARC peut exiger :
- Les états financiers
- Les journaux comptables ou grands livres
- Contrats, reçus, factures, feuilles de paie
- Paie et preuve du temps consacré aux activités de RS&DE.
Une comptabilité floue ou incomplète peut entraîner des ajustements ou des refus, même si le travail est admissible.
Que se passe-t-il après votre examen RS&DE ?
À la fin de la réunion d’examen RS&DE, l’ARC fournit généralement un retour verbal ou écrit sous la forme d’un rapport d’admissibilité décrivant les points suivants :
- Leur compréhension des projets
- Les points clarifiés
- Les éléments à approfondir (le cas échéant)
- Les documents supplémentaires à fournir et les délais
- Les prochaines étapes du processus
Dans certains cas, aucune conclusion immédiate n’est formulée si des analyses complémentaires ou des pièces manquent. Un suivi sera alors prévu avec un calendrier clair.
En cas de désaccord, des options existent
Si vous êtes en désaccord avec les conclusions de l’ARC, vous pouvez :
- Fournir des observations écrites avec de nouveaux éléments
- Demander un échange avec l’agent ou son gestionnaire
- Déposer une opposition formelle dans les 90 jours suivant l’avis de nouvelle cotisation
Vos arguments doivent être factuels et appuyés par des preuves. Il est essentiel d’éviter les spéculations ou les interprétations floues.
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Cette mise à jour ne modifie pas le programme RS&DE, mais elle renforce les exigences de documentation et de rigueur. Le processus est désormais plus transparent, mais aussi plus exigeant.
Pour les entreprises, c’est un rappel : une demande RS&DE ne se limite pas à remplir un formulaire fiscal. Elle doit s’appuyer sur une collaboration étroite entre les équipes techniques, opérationnelles et financières.
Être bien préparé peut faire toute la différence entre une révision fluide et une réclamation rejetée.
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