La déclaration des effectifs débute le 15 décembre et se termine vers la mi-mars. Cette déclaration des effectifs vous permet de recenser l’ensemble de vos salariés de suivre et assurer le suivi de santé de vos salariés et ainsi de calculer le montant de vos cotisations.
Cette déclaration est obligatoire et doit être réalisée pour chaque centre auprès desquels les salariés sont inscrits. Elle intervient à minima une fois par an et s’effectue dans un délai court : l’employeur a un mois pour s’y conformer.
Cette déclaration annuelle des effectifs, est une tâche chronophage pour vos services RH et paie : plusieurs listes à mettre à jour, un traitement manuel des données … La gestion et l’organisation des visites médicales est une réelle difficulté pour les entreprises.
La visite médicale est un évènement obligatoire dans la vie du salarié, elles sont organisées par des centres privés ayant chacun un fonctionnement qui lui est propre. Difficulté supplémentaire, si une entreprise a plusieurs établissements, elle ne pourra pas faire une déclaration commune ni échanger avec un seul interlocuteur, mais sera confronté au contraire à un interlocuteur par département ; à cette complexité de gestion s’ajoute le suivi des rattachements aux établissements, et des cotisations correspondantes pour les salariés multi sites.
La gestion de la visite médicale pour vos services paie/RH c’est :
- Des déclarations qui se font avec plusieurs interlocuteurs ;
- Un délai maximal d’un mois, qui se répète chaque année ;
- Un multitude de listes à mettre à jour ;
- Un traitement manuel des données ;
- De multiples interlocuteurs ayant un fonctionnement propre ;
- Un rattachement aux établissements fastidieux.
Dans ce contexte, le 1er enjeu est le risque de non-conformité pour l’employeur : si la déclaration n’est pas faite, le centre suspend la possibilité de l’employeur d’avoir la prise de rendez-vous. Il risque alors de ne pas être en conformité à la loi. Il s’exposera également à un risque de recours salarié mais aussi à un risque en cas de contrôle de l’inspection du travail.
Par ailleurs, l’entreprise s’expose également à un risque au niveau social car désormais, pour les entreprises de plus de 250 salariés, la qualité de vie au travail est un des thèmes abordés en négociations périodiques ; au-delà de la période de déclaration, l’employeur doit s’assurer que ses salariés sont à jour de leurs visites médicales alors que les visites sont périodiques et peuvent intervenir quotidiennement, tous les ans, tous les 5 ans ou plus fréquemment selon le travail et l’état de santé du salarié. Il doit aussi assurer un suivi rigoureux de ses règlements aux centres les plus proches du domicile de ses salariés, car s’il n’est pas à jour de ses cotisations, il risque aussi la radiation.
La visite médicale est un événement imprévisible, mais également récurrent et c’est ce qui fait toute la complexité de ce sujet pour les services RH à qui incombent cette tâche chronophage.
Les thèmes qui seront abordés lors de ce webinar sur l’externalisation de la visite médicale
- L’intérêt de l’externalisation de la gestion des visites médicales, pour être en conformité ;
- Partage d’expérience de Nathalie Colinet et Pascale Spitz d’Allianz, des enjeux aux bénéfices de la mise en place de cette gestion
