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Bâtir une demande de crédits d’impôt RS&DE solide peut être complexe, notamment lorsqu’il s’agit de distinguer les activités d’expérimentation admissibles du dépannage courant et de fournir les documents nécessaires pour appuyer votre demande.
Dans ce webinaire, Jacqueline Martens, consultante principale – Financement de l’innovation chez Leyton, présente les 4 pilliers de la RS&DE et explique comment les entreprises peuvent identifier les travaux de R&D admissibles, documenter leurs expérimentations, comptabiliser les dépenses admissibles et constituer des preuves solides pour appuyer leurs demandes.
De l’incertitude technologique aux cycles d’expérimentation, en passant par les salaires, les matériaux, les sous-traitants, les dépenses en immobilisations et les preuves contemporaines, cette session offre des conseils pratiques pour aider les entreprises à renforcer leurs demandes de RS&DE et à maximiser les incitatifs fiscaux disponibles.
Ce que vous apprendrez
- Comment identifier les travaux admissibles à la RS&DE : Comprendre l’incertitude technologique, la diligence raisonnable et la façon de distinguer l’expérimentation du dépannage courant.
- Comment démontrer l’expérimentation : Apprendre à documenter les objectifs, les hypothèses, les expérimentations, les résultats et les itérations tout au long du cycle expérimental.
- Comment identifier les dépenses admissibles : Découvrez les salaires, matériaux, sous-traitants et dépenses en immobilisations admissibles, ainsi que l’incidence des autres financements gouvernementaux sur votre demande.
- Comment constituer des preuves solides : Découvrez comment les feuilles de temps, dossiers de projets, courriels, messages, photos, vidéos, factures et autres preuves contemporaines peuvent appuyer votre demande.
- Comment renforcer votre demande année après année : Découvrez comment intégrer la documentation liée à la RS&DE à vos processus d’affaires existants sans créer de fardeau administratif inutile.
À qui s’adresse ce webinaire ?
✔ Propriétaires d’entreprises et dirigeants
Entreprises investissant dans la R&D et l’innovation au Canada
✔ Responsables R&D et équipes techniques
Ingénieurs, développeurs, scientifiques, chercheurs et équipes techniques menant des activités d’expérimentation
✔ Professionnels de la finance et de la fiscalité
CFO, contrôleurs, directeurs financiers et professionnels responsables des crédits d’impôt et de l’information financière
✔ Responsables des opérations et des projets
Professionnels impliqués dans le développement de produits, l’amélioration des procédés, les tests, la fabrication et la résolution de problèmes techniques
Q&R
Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions soulevées lors du webinaire, préparées par notre experte, Jacqueline Martens.
Veuillez noter que ces réponses sont fournies à titre d’information générale uniquement et ne constituent pas des conseils juridiques, fiscaux ou financiers.
Si vous avez des questions concernant votre situation particulière ou celle de votre organisation, nous vous invitons à communiquer directement avec nous.
La RS&DE s’applique-t-elle uniquement aux interactions inconnues, ou peut-elle également s’appliquer lorsqu’« une solution existe, mais que je ne sais pas comment la reproduire » et que cela devient du développement expérimental ?
Absolument, cela peut également être considéré comme de la RS&DE ! Le fait que quelque chose existe quelque part ne signifie pas nécessairement que les connaissances nécessaires pour le reproduire sont disponibles au sein de votre entreprise.
La distinction importante est de déterminer si vous êtes simplement en train d’acquérir ou d’appliquer des connaissances existantes, ou si les connaissances disponibles sont réellement insuffisantes pour vous permettre de déterminer comment obtenir le résultat souhaité dans vos circonstances. Si des manuels, des informations publiées, des recommandations de fournisseurs ou l’expertise d’un professionnel expérimenté permettent d’obtenir la réponse, il ne s’agit généralement pas de RS&DE. En revanche, si la reproduction nécessite de développer et de tester différentes approches parce que les interactions, les conditions ou la méthode ne peuvent pas être déterminées à l’avance, ces travaux peuvent être admissibles au titre du développement expérimental.
Comment distinguer le dépannage courant d’une expérimentation pouvant être admissible à la RS&DE ?
Une bonne question à se poser est la suivante : « Cherchons-nous à diagnostiquer un problème connu ou à générer des connaissances que nous ne possédons pas actuellement ? »
Le dépannage courant consiste à appliquer des solutions connues : consulter un manuel, modifier des paramètres standards, remplacer un composant ou suivre les recommandations d’un fournisseur. La RS&DE peut commencer lorsque ces approches connues ne suffisent plus et que l’équipe ne peut pas déterminer si, ou comment, l’objectif peut être atteint.
À ce stade, l’équipe peut formuler une explication possible, la tester, analyser les résultats, ajuster son approche et effectuer un nouveau test. C’est ce cycle expérimental qui distingue la RS&DE du dépannage courant. La difficulté ou l’échec ne suffisent pas, à eux seuls, à rendre les travaux admissibles. Ceux-ci doivent viser à résoudre une véritable incertitude scientifique ou technologique.
Devons-nous prendre des photos ou des vidéos de nos tests et essais ? Comment ces éléments de preuve doivent-ils être soumis ?
Oui, absolument ! Les photos et les vidéos peuvent constituer d’excellents éléments de preuve pour la RS&DE, notamment lorsque les travaux portent sur des prototypes, des équipements, des essais de production, des formulations ou des défaillances physiques.
L’élément essentiel est le contexte. Notez la date, ce qui était testé, ce qui a été modifié, ce que vous attendiez, ce qui s’est réellement produit et ce que l’équipe a décidé d’essayer ensuite. Une photo d’un prototype défectueux est utile, mais une photo associée à un test documenté et à une conclusion est beaucoup plus probante.
Vous n’avez généralement pas à soumettre l’ensemble de ces éléments de preuve avec la demande initiale. Conservez plutôt les fichiers originaux dans un dossier de projet organisé afin qu’ils soient disponibles si l’ARC examine la demande.
Qu’en est-il des activités humaines telles que le développement des affaires, les services ou les activités administratives ? Les améliorations dans ces domaines peuvent-elles être considérées comme de la R-D lorsque le produit final de l’entreprise est un service ?
Une entreprise de services peut tout à fait réaliser des travaux de RS&DE. Le facteur déterminant n’est pas ce que l’entreprise vend, mais la nature des travaux réalisés.
Les améliorations apportées aux méthodes de vente, aux modèles de dotation en personnel, aux processus administratifs ou aux pratiques commerciales générales ne sont généralement pas admissibles. Les études de marché, la promotion des ventes ainsi que la recherche en sciences sociales ou humaines sont expressément exclues.
Toutefois, si le service est fourni au moyen de logiciels, de l’intelligence artificielle, du traitement des données, de la cybersécurité, des télécommunications ou d’un autre système technologique, les travaux de développement expérimental réalisés dans ce domaine technologique peuvent être admissibles. L’entreprise peut chercher à améliorer son service, mais les travaux réclamés doivent viser à faire progresser les connaissances scientifiques ou technologiques.
En R-D pharmaceutique, quels types de dépenses l’ARC n’accepte-t-elle généralement pas ?
Les entreprises pharmaceutiques peuvent réclamer des dépenses de RS&DE importantes, mais chaque coût doit tout de même être lié à des travaux admissibles réalisés au Canada.
L’ARC exclut ou ajuste généralement les coûts associés aux contrôles de qualité courants, aux soumissions réglementaires, aux travaux liés aux brevets, aux études de marché, aux activités de vente, à la production commerciale et à la surveillance post-commercialisation qui ne vise pas à résoudre une incertitude scientifique ou technologique. Les coûts liés aux sous-traitants étrangers sont également généralement exclus, et les matériaux doivent avoir été réellement consommés ou transformés dans le cadre des travaux expérimentaux.
Les coûts des essais cliniques nécessitent une analyse approfondie. Les frais versés aux participants et certains coûts directement liés aux études cliniques peuvent être admissibles. Toutefois, l’ARC considère expressément que la publicité utilisée pour recruter des participants constitue une dépense commerciale ordinaire plutôt qu’une dépense de RS&DE. Le traitement dépend ultimement de la nature de la dépense, de l’endroit où les travaux ont été réalisés et du lien direct avec l’investigation expérimentale.
Les employés salariés devraient-ils tenir des feuilles de temps ? Comment le temps des employés rémunérés par T4 doit-il être réparti ?
Oui, nous le recommandons fortement ! La feuille de temps n’a pas besoin d’être complexe. Elle devrait permettre d’identifier le projet, les travaux effectués et le temps consacré aux activités admissibles.
Pour un employé salarié, la demande comprend généralement la portion du salaire ou de la rémunération qui se rapporte raisonnablement aux travaux de RS&DE. Cette répartition doit être fondée sur les tâches réellement effectuées et le temps qui leur a été consacré, indépendamment du titre du poste.
Le T4 peut servir de point de départ, particulièrement lorsque la fin d’exercice de l’entreprise est le 31 décembre. Toutefois, des ajustements peuvent être nécessaires lorsque l’exercice financier ne correspond pas à l’année civile, notamment en raison des primes, des avantages imposables, des montants impayés, des employés déterminés ou d’autres règles relatives aux salaires.
Si nous n’avons pas officiellement documenté une hypothèse ou tenu des feuilles de temps détaillées, avons-nous tout de même suffisamment de preuves pour appuyer une demande ?
Oui, absolument. Ne présumez pas que l’occasion est perdue simplement parce que personne n’a créé un document intitulé « hypothèse » ou tenu des feuilles de temps parfaites.
L’hypothèse peut apparaître dans un courriel, une note de réunion, un plan de test, une révision de dessin, un historique de code source ou même dans la séquence des modifications apportées au cours des travaux. Le temps consacré par les employés peut également être étayé par des dossiers de projet, des calendriers, des bons de travail, des rapports de production, des dates de tests, des données de paie et des entrevues avec les personnes concernées.
L’ARC reconnaît que les types de preuves disponibles peuvent varier d’une entreprise à l’autre. Vous devez néanmoins disposer de suffisamment de preuves pour démontrer les travaux réalisés et la manière dont les coûts ont été calculés, mais une documentation imparfaite ne rend pas automatiquement les travaux inadmissibles.
Selon la méthode de remplacement, les autres frais généraux sont-ils inclus ?
Oui ! C’est l’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent la méthode de remplacement.
Plutôt que d’identifier et de répartir chaque dépense réelle de frais généraux, l’entreprise calcule un montant de remplacement prescrit. Celui-ci correspond généralement à 55 % de la base salariale admissible, sous réserve de certaines restrictions et d’un plafond global.
Le montant de remplacement vise à représenter des coûts tels que les services publics, les fournitures de bureau, le matériel de bureau à usage général et le soutien administratif. Ces dépenses réelles ne sont pas réclamées de nouveau en tant que dépenses de RS&DE admissibles distinctes. Les salaires admissibles, les matériaux, les contrats et les autres coûts permis sont calculés séparément.
Pour une demande de remboursement de 50 000 $, quel serait votre pourcentage d’honoraires ? Y a-t-il des honoraires minimums ou sont-ils uniquement basés sur un pourcentage ? Les coûts liés à une vérification sont-ils également inclus ?
Nos honoraires sont généralement établis sur une base conditionnelle, avec des honoraires minimums de 10 000 $.
Notre mandat standard comprend un soutien si l’ARC sélectionne la demande pour examen. La proposition confirme à l’avance les honoraires et la portée exacte du mandat.
Quelle est la tendance actuelle des évaluations de l’ARC ? Quel est généralement le taux de succès ou d’acceptation ? Par exemple, si 100 $ sont réclamés, combien sont généralement acceptés ?
Les chiffres actuels sont encourageants ! Pour la période du 1er avril 2025 au 31 mars 2026, l’ARC a indiqué que 90 % des demandes ont été acceptées telles que produites, 6 % ont été acceptées avec modifications et 4 % ont été refusées. L’ARC a également indiqué que 4,9 milliards de dollars en crédits d’impôt à l’investissement avaient été demandés, dont 4,6 milliards de dollars avaient été accordés.
Cela ne signifie pas que chaque entreprise doit s’attendre exactement à un taux d’acceptation de 94 %. Ces chiffres couvrent l’ensemble du programme et comprennent des demandes qui n’ont pas fait l’objet d’un examen détaillé. Chaque résultat dépend toujours des travaux réalisés, des dépenses, des éléments de preuve et des faits propres à chaque demande.
Pouvez-vous partager le fichier Excel d’exemple mentionné pendant le webinaire ?
Absolument ! Nous pouvons fournir aux clients le fichier Excel de suivi à titre d’outil dans le cadre de notre mandat. Il offre une façon pratique de consigner les projets, les expériences, le temps des employés, les dépenses et les éléments de preuve justificatifs tout au long de l’année. Il ne s’agit pas d’un formulaire prescrit par l’ARC, ce qui nous permet de l’adapter aux activités et aux systèmes existants de chaque entreprise.
Si des employés coordonnent les expériences, consignent les résultats et préparent tout le matériel nécessaire aux tests, leurs salaires peuvent-ils être inclus ?
Oui, ces travaux peuvent tout à fait être inclus lorsqu’ils sont directement liés à l’investigation de RS&DE.
Le temps admissible peut comprendre la coordination technique, les tests, la collecte de données, la consignation des résultats, l’utilisation d’équipements expérimentaux ainsi que la préparation ou l’alimentation des matériaux nécessaires à un test. L’ARC reconnaît également la supervision et la coordination techniques lorsque l’employé apporte une contribution technique.
La distinction se situe entre le soutien direct aux travaux expérimentaux et l’administration générale. La planification courante, les achats, les tâches administratives ou la manutention de matériaux sans lien direct ne seraient généralement pas considérés comme du temps directement consacré à la RS&DE selon la méthode de remplacement.
Si une demande de RS&DE admissible est refusée, existe-t-il une procédure d’appel ? Si oui, comment fonctionne-t-elle généralement et quel est le délai ?
Oui, il existe une procédure d’appel, et un refus ne signifie pas nécessairement que le dossier est définitivement clos.
Au cours d’un examen, l’ARC communique généralement ses ajustements proposés et donne à l’entreprise la possibilité de répondre en fournissant des faits, des explications ou des éléments de preuve supplémentaires. Dans certaines circonstances, l’entreprise peut également demander une révision administrative avant que l’ARC ne ferme le dossier.
Une fois que l’ARC a émis un avis de cotisation ou de nouvelle cotisation, une société dispose généralement de 90 jours pour produire un avis d’opposition officiel. La Direction des appels de l’ARC procède alors à un examen distinct. Ce processus peut prendre plusieurs mois et, pour les demandes complexes, parfois plusieurs années.
Si le différend n’est pas résolu par la Direction des appels de l’ARC, l’entreprise peut interjeter appel devant la Cour canadienne de l’impôt, généralement dans les 90 jours suivant la décision de l’ARC. À ce stade, l’affaire devient une procédure judiciaire officielle impliquant les avocats du ministère de la Justice. Les parties peuvent continuer à discuter des questions techniques et financières et parvenir parfois à un règlement négocié avant le procès. À défaut, la Cour canadienne de l’impôt entendra les éléments de preuve et rendra sa décision.
Les procédures d’appel peuvent être longues et coûteuses. Il est donc généralement préférable de présenter les explications techniques et les éléments de preuve les plus solides dès l’examen initial de l’ARC. Les délais sont stricts : toute proposition de refus ou nouvelle cotisation doit donc être traitée rapidement.