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Audit Recovery : Témoignage de Restalliance

    • 20 Avr 2023
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Audit Recovery : Témoignage de Restalliance

Nous avons pu récupérer des gains importants en seulement 2 mois.

Les équipes de Leyton ont démontré une vraie qualité comptable au vu du recouvrement de cash de 0,10% qui n’aurait surement pas été possible si ce travail avait été effectué en interne.

Pouvez-vous nous présenter Restalliance et le contexte de la mission ?

> Pierre Louis Caputo, Directeur des comptabilités et des projets finance

Restalliance est une société de restauration collective spécialisée dans le monde de la santé et du médico-social.

Aujourd’hui, nous gérons un important volume de factures fournisseurs par an, soit environ 600 000 factures. Pour nous aider à tout tracer et faciliter la gestion de cette volumétrie, nous avons mis en place un outil de dématérialisation grâce à un logiciel de gestion des factures, en janvier 2021. En effet, jusqu’à fin 2020, nous faisions toujours des factures et des relevés de fournisseurs manuels.

Quel était le challenge/le projet qui nécessitait un accompagnement Leyton ?

Lorsque le cabinet Leyton nous a contacté pour nous présenter les solutions que vous proposez, le directeur financier et moi-même y avons vu 2 principaux bénéfices dans l’audit recovery, tout en sachant que le cabinet est rémunéré au succès, donc sans risque.

La première opportunité s’axe sur l’audit des éléments antérieurs à 2020 puisqu’il se fait sur les 5 dernières années (tant qu’on peut recouvrir les sommes). L’idée principale était de mandater le cabinet pour tous les flux de 2018, 2019, 2020 puisque nous n’avions pas les outils qui permettaient de tracer les images de factures (et donc pas d’historique). C’était très sécurisant de confier cette tâche à un cabinet externe, sachant que nos comptables n’avaient par ailleurs pas forcément le temps non plus de traiter ces flux. Cela nous a permis d’alléger le quotidien assez chargé de nos 10 comptables qui s’occupent des factures fournisseurs, et qui n’ont pas le temps de se concentrer à 100% sur cette mission.

Dans un second temps, la mission d’audit de Leyton nous a aussi permis de traiter les flux enregistrés par notre outil de dématérialisation à partir de 2021. Aussi pratique qu’il soit, ce nouvel outil présente tout de même des risques de doublons assez faciles à comptabiliser, doublons issus d’un contrôle très limité du logiciel (en raison des problèmes de codage). Et ce risque est donc accentué par la gestion ardue d’un grand volume de factures annuel (2 500 factures par jour).
Pour sécuriser les flux et affaiblir le risque d’erreurs, confier cette mission de contrôle à Leyton s’est révélée être une véritable solution pour répondre à notre besoin.

Comment s’est déroulé la mission d’audit avec nos équipes ?

Nous avons pu confier au cabinet Leyton toute la donnée, qui a été traitée en totale autonomie par leurs experts. La facilité de gestion de notre logiciel nous a en plus permis d’intégrer facilement les spécialistes Leyton pour un accès semblable à celui de nos comptables fournisseurs.

Notre service informatique leur crée des accès de compte et ensuite, les experts procèdent comme des salariés du service comptable de Restalliance. Une fois qu’ils ont accès à la comptabilité avec les fiches fournisseurs, les contacts et les grands livres comptables, les experts sont totalement autonomes, ce qu’il leur permet de nous envoyer leurs rapports sur ce qu’ils ont réussi à recouvrer. Nous avons juste ensuite à contrôler et valider qu’en effet, les sommes correspondent bien à des doubles paiements effectués ou des avoirs non reçus (car bien souvent, les fournisseurs sont moins zélés lorsqu’il s’agit de nous relancer pour émettre des avoirs que nous n’aurions pas reçus).

Ce projet a donc duré 2 mois entre la mise en disposition des différents éléments (grands livres et fiches fournisseurs) et l’ensemble de la circularisation, et nous étions dans la moyenne de 0,10% du volume d’achat pour ce qui concerne les résultats.

L’autonomie une fois les fichiers livrés, la rapidité des gains (récupérés sous un délai de 2 mois) et des gains substantiels par ailleurs, ont été les éléments marquants du déroulé de la mission par les équipes de Leyton.

Qu’avez-vous apprécié dans le travail des consultants et des équipes Leyton ?

La mission menée sur le traitement de la comptabilisation des factures fournisseurs (émises avant mon arrivée et lorsque je suis entré au sein de la direction du service) a permis de me rassurer aussi sur la qualité du travail de mon équipe de comptables.

Et bien sûr le résultat de la somme recouvrée grâce à l’audit recovery de Leyton (0,10%) est plus que positif. Les équipes de Leyton ont démontré une vraie qualité comptable au vu du recouvrement de cash de 0,10% qui n’aurait surement pas été possible si ce travail avait été effectué en interne. En effet, travailler sur les données de 2018, 2019 ou 2020, demande du temps, ce que nos équipes comptables n’auraient surement pas réussi à débloquer. Nous avons donc apprécié la rapidité du recouvrement de cash récupéré ainsi que la qualité du contrôle des process.

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