La gestion de l’absence en période pandémique, un sujet durable…
Le Covid a mis en exergue toute la complexité de la gestion de l’absence dans les entreprises. Jusque-là, elle était subie, vécue comme un passage obligé, à travers les périodes grippales, de gastro-entérites et autres rhinos… Dorénavant, elles devront composer avec un nouveau virus qui impactera directement le taux d’absentéisme.
Chaque employeur ou service RH le sait, la gestion de l’absence dans les entreprises a toujours existé, et demeurera toujours. Il n’y a pas de remède miracle pour les employeurs, et encore moins pour les salariés. Une analyse de l’absentéisme est nécessaire pour gérer au mieux le staffing RH, et anticiper ces absences « habituelles ». Ca, c’était avant…
Ce virus, qu’on espérait temporaire mais qui est finalement parti pour durer (5ème vague, 4ème dose de vaccin déjà évoquée…), a fait exploser ce taux d’absentéisme de manière durable ; en conséquence, la charge de travail pour les gestionnaires aussi…
Le 1er confinement, un tsunami pour les services RH
Les équipes RH ont subi un vrai tsunami d’absences pendant ce confinement. Les arrêts de travail n’ont jamais été aussi nombreux. La gestion RH des « va-et-vient » des salariés n’a jamais été aussi intense. Pour certaines entreprises, le premier confinement a généré autant d’arrêts de travail que sur une année normale…
Les services RH ont dû faire preuve d’adaptation avec l’apparition des arrêts ordinaires (garde d’enfants(s), salarié à risque), ainsi que le chômage partiel.
Ce tsunami a dans un premier temps engendré une communication interne immédiate de la part des RH. Les logiciels de paie ont dû s’adapter, des centaines de mails ont alimenté les messageries des gestionnaires… Des mois de mars et avril 2020 aux allures de marathon.
Mai et juin 2020 ont cédé la place à de nouvelles modalités sur le chômage partiel au titre des arrêts ordinaires. Le suivi financier s’est mis en place avec la relance des CPAM…, fermées, qui recevaient tout fraichement les millions d’arrêts de travail de mars / avril via les DSN… De quoi entrer dans une phase d’IronMan pour ces mêmes gestionnaires ! Un parcours du combattant permanent, une gestion exceptionnelle… devenue en quelques semaines habituelle.
Et depuis, un enchainement de vagues d’absences…
Ce 1er confinement fut une expérience intense pour tous. Il a fallu s’organiser sans délais, sans anticipation, et passer dans un monde cloisonné que l’on pensait impensable, et dont la 1ère des conséquences est la destruction d’une grande partie de notre économie. La France n’a plus les moyens de faire face à un nouveau confinement massif. Il faut désormais s’adapter à chaque nouvelle vague, avec des modalités spécifiques selon son intensité.
Une chose est certaine : ce virus reste actif, très difficilement contrôlable, il réserve probablement encore de bien mauvaises surprises. Les mesures de distanciation, les tests sérologiques, le télétravail, le couvre-feu, la fermeture des écoles…, permettent d’atténuer sa portée malgré la vaccination massive des français. Nous comprenons donc au fil des mois que ces vagues risquent d’être nombreuses et que notre sort n’est pas limité à nos seules actions, mais à des actions mondiales concertées. En conséquence, nous allons devoir continuer à nous adapter.
On le voit au quotidien, ces vagues épidémiques engendrent des vagues d’absence en masse. Les entreprises sont touchées les unes après les autres, les plus importantes de manière permanente.
Un taux d’absentéisme en hausse… des équipes RH au bord du Burn-Out
Les arrêts de travail depuis 18 mois ont explosé. Plusieurs études montrent une hausse de plus de 20%. Au-delà de ceux reconnus positifs à la Covid, des milliers de cas contacts occasionnent des arrêts de travail ainsi que de très nombreux parents d’élèves pour lesquels l’école a fermé… Un arsenal puissant pour assister à une montée en flèche de l’absentéisme, véritable gouffre financier pour les entreprises… et la CPAM.
Pour faire face à ces flux, les services RH ont été dans l’obligation de RECRUTER… ! Cependant, les périodes chargées et intenses des premiers confinements ont laissé la place à des équipes RH en souffrance, épuisées par des mois de labeur et qui ont du mal à reprendre leur souffle. Sans compter l’adaptation permanente aux nouvelles mesures gouvernementales mises à jour tous les 15 jours, qui nécessitent donc des communications internes régulières : retour du télétravail, des mesures de distanciation, annulation du pot de Noël et des déjeuners d’équipe, RDV client à distance, masque obligatoire… les changements sont nombreux et 2022 impose une rigueur dans la gestion de ces vagues.
La reprise économique a par ailleurs dépassé toutes les attentes. Depuis plusieurs mois, nous ne parlons que de recrutement, tant mieux ! Signe d’espoir et de période plus faste, mais également charge RH supplémentaire à absorber…
Existe-t-il d’autres alternatives ? Oui : s’ouvrir à de nouvelles organisations, en étant accompagnés par des experts. En d’autres termes, externaliser ses services, et permettre anticipation et maitrise des coûts.
Un coût de l’absence en hausse en 2021
Rappelons-le, les indemnités journalières de sécurité sociale viennent remplacer le salaire d’un salarié en cas d’absence (#assurancemaladie). Ces IJSS peuvent atteindre jusqu’à 15 milliards d’euros par an pour les CPAM.
Ces sommes, souvent subrogées par les entreprises, atteignent difficilement un taux de recouvrement de 90%, malgré la mise en place de la DSN il y a quelques années. De quoi faire exploser le coût de l’absence : perte d’IJSS, perte de production et de chiffre d’affaires, coût du remplacement, traitement administratif paie, désorganisation…
Comme le note le conseil scientifique du gouvernement, la hausse de l’absentéisme ne peut donc que précipiter le dysfonctionnement des organisations.
Au-delà du risque humain et de l’impact sur la charge de travail des gestionnaires RH, l’explosion de ce taux a des conséquences importantes sur les IJSS. En moyenne, avant Covid, une entreprise de 1 000 salariés bénéficiait de 400 K€ d’IJSS par an. En 2020, les IJSS pour un tel périmètre sont montées à 600 K€, et en 2021, la hausse constatée semble se maintenir à ce niveau, soit une augmentation de 50% du volume d’avant Covid.
L’objectif pour chaque entreprise sera de recouvrer 100% de ces sommes. Seront-elles suffisamment organisées ou staffées pour y parvenir ? Prendront-elles le temps de passer 45 minutes d’attente au téléphone pour espérer échanger avec un gestionnaire CPAM ?
Services externalisés
Pour pallier à tous ces risques (volume et financier), l’entreprise peut s’organiser de 2 manières pour gérer l’absence : créer un CSP interne ou faire appel à un CSP externe.
La création d’un CSP interne est souvent longue et fastidieuse (définir une stratégie, ouvrir un centre dédié, développer des logiciels, créer des procédures…). Opérations longues et complexes en opposition à un besoin court et efficace.
Un CSP externe (services externalisés) permet d’acquérir un vrai savoir-faire de manière immédiate, d’accéder à des logiciels dédiés et à des équipes rodées à la gestion de l’absence. Ce type de service permet également de viser 100% de taux de recouvrement tous les ans, ce qui permet un vrai retour sur investissement sur ce type de mission.
Leyton, qui affiche une expérience reconnue sur le sujet, dans le secteur pharmaceutique, industriel, de la grande distribution ou encore de la banque, gère l’externalisation de l’absence avec succès, selon des process éprouvés :
- Réception de l’arrêt maladie (initial et/ou prolongation)
- Saisie dans le système des temps
- Déclaration organisme (CPAM, Prévoyance…)
- Suivi du remboursement des indemnités journalières de sécurité sociale et de prévoyance
- Relance organisme
- Visite médicale
- Passage en paie
Le dispositif fonctionne et convainc de plus en plus d’entreprises de toutes tailles, qui ont compris que, dans ce monde qui change, la gestion de l’humain demandait plus que jamais agilité et réactivité en temps réel.
Soulagez votre service RH, confiez vous la gestion du recouvrement de vos IJSS
