Audit de facturation fournisseurs : un gisement de gains insuffisamment exploité

Ce mouvement s’est notamment traduit par l’arrivée d’acheteurs experts rompus à l’art de la négociation et de l’optimisation des dépenses. Mais pour justifier pleinement les gains réalisés post-appel d’offres, encore faut-il pouvoir s’assurer de la bonne application des conditions négociées…

Des risques internes

De nombreux facteurs de risques existent au sein même de l’entreprise : le manque de temps, les organisations multi-sites / multi-pays et la multiplicité des parties prenantes dans les process de validation en sont des exemples récurrents. Les difficultés de communication au sein d’organisations de plus en plus complexes génèrent également des risques de déploiement imparfait.

Des fournisseurs aguerris aux techniques commerciales

Mais à ces risques internes, il faut également ajouter la montée en compétence des équipes commerciales côté fournisseurs pour contrer la maturité croissante des acheteurs. En effet, les forces de vente mettent en place des stratégies commerciales de plus en plus sophistiquées pour contrer les actions d’optimisation des services achats. Il est bien souvent fréquent de constater des négociations commerciales où les fournisseurs acceptent des baisses faciales de prix tout en sachant pertinemment qu’ils pourront « se rattraper » sur d’autres éléments de leur offre : facturation de prestations complémentaires peu pertinentes, indexation de prix en défaveur du client, non-respect de certaines règles du contrat car faible probabilité de vérification de bonne application, etc.

Erreurs de facturation : les familles d’achats concernées

Les erreurs de facturation concernent aussi bien les achats de production que les achats hors production. Néanmoins, les familles d’achats présentant les risques d’erreurs les plus importantes présentent généralement les caractéristiques suivantes :

– Volumes d’achats significatifs ;
– Complexité des grilles tarifaires ;
– Évolutions tarifaires récurrentes (indexation des prix, révision fréquente des catalogues de ventes, etc.).

La complexité de l’organisation de l’entreprise doit également être appréhendée pour estimer ou non les périmètres en risques (ERP en place, présence de centres de services partagés, implantation internationale, etc.)

Audit de facturation : une nécessité pour vérifier la bonne application de vos contrats

En se penchant en détails sur le déploiement des contrats, on s’aperçoit que leur transcription en facturation sonnante et trébuchante entraîne bien souvent des écarts significatifs. Pour remédier à cela, il faut revoir régulièrement la facturation en appliquant une méthodologie d’audit qui a fait ses preuves. L’analyse fine et exhaustive des contrats et la création d’outils adaptés pour traiter des volumes de données de facturation très importants constituent les deux principaux facteurs de succès pour réaliser un audit de facturation réussi. A cela, il faut ajouter également l’application d’un process « top-down » permettant de hiérarchiser les priorités en matière de risques d’erreurs et de rentabiliser au maximum ce type de projet.