Comment optimiser vos coûts liés au Facility Management ?

D’après une étude de l’Association des directeurs et responsables de services généraux (Arseg) menée en 2017, en moyenne, un poste de travail coûte 12 655 euros par employé.

Piloter au mieux ce poste de charges constitue une impérative en raison des impacts évidents sur la performance économique et le compte de résultats (P&L). Quels sont les leviers de pilotage de la performance achats liés aux FM ?

Définition des Facilities Management

Le Facility Management (FM) est défini par l’IFMA (International Facility Management Association) comme étant « une profession qui englobe plusieurs disciplines pour assurer la fonctionnalité de l’environnement bâti par l’intégration des personnes, le lieu, le processus et la technologie ».

Ce qui englobe généralement des fonctions telles que l’accueil, transports et déplacements de collaborateurs, le courrier, la sécurité, la propreté, les espaces verts ou encore la restauration collective, mais aussi toutes les prestations qui sont liées au fonctionnement et à la maintenance des bâtiments: électricité, climatisation, eau, sanitaire, etc…

Enjeux liés à ce segment

La majorité des organisations font de leurs locaux immobiliers un actif important dans leurs bilans. Ceux-ci représentent, après les dépenses liées au personnel, l’une de leurs plus importantes dépenses fonctionnelles. Les méthodes adoptées pour la gestion de ces installations varient considérablement. Alternativement, l’ensemble de la fonction de gestion des biens immobiliers et des installations peut être externalisée par un contrat de gestion globale des installations ou supervisée en interne par un gestionnaire spécialisé agissant en tant que client informé.

Ceci met en scène l’enjeu stratégique de choisir entre le « Faire », le « Faire-faire » et le « le pilotage de l’externalisation ».

Les leviers d’optimisation

Le but des modèles d’optimisation des coûts des FM est de maximiser la performance globale des services Achats d’une entreprise sur un horizon temporel planifié et soumis à diverses contraintes, telles que le budget annuel et les exigences de performance minimales.

La réduction des coûts à ce niveau peut s’avérer complexe du fait d’une structure de coûts opaques avec 75% des dépenses liées à la main d’œuvre.

De ce fait, les entreprises de FM sont devenues depuis longtemps des spécialistes de l’optimisation des charges sociales (en bénéficiant des allègements Fillon et CICE) en construisant leur marge par le bas. Généralement, le prix se négociant sur des ratios hors masse salariale, les entreprises acheteuses n’intègrent pas suffisamment cette dimension dans leur stratégie d’achats.

C’est la raison pour laquelle il est impératif pour l’acheteur, afin d’optimiser ses négociations, de savoir décomposer la structure des coûts, y compris et surtout celle liée à la masse salariale de son ou ses prestataires.