10 fouten die u moet vermijden bij het aanvragen van R&D-subsidies

Leyton heeft een uitgebreide ervaring met het schrijven van R&D-subsidieaanvragen. Op basis van deze ervaring identificeerde Leyton 10 veel voorkomende valkuilen en bijhorende tips & tricks voor het schrijven van een R&D subsidieaanvraag.

Onderschat de technische kennis van de evaluatoren niet. De analisten die voor de overheid werken hebben allemaal een wetenschappelijke achtergrond op universitair niveau. Bovendien zijn ze meestal gespecialiseerd in een bepaald gebied en zien ze tientallen projecten per jaar, het ene nog innovatiever dan het andere. Aarzel dus niet om de technische details van uw technologie te beschrijven en in wat deze anders maakt dan de stand van de techniek en de concurrentie.

Baseer het businessplan niet op “top down” aannames. Bijvoorbeeld, beweren dat u slechts 0,05% van de markt hoeft aan te spreken om een omzet van enkele miljoenen euro’s te genereren. Begin in plaats daarvan met concrete gegevens uit de praktijk, zoals markt-/effectstudies, blijken van belangstelling van prospects, enz. om de tractie van uw (toekomstige) product aan te tonen. Stel vervolgens realistische doelen en plan de juiste middelen om die te bereiken.

Onderschat uw budget niet. Het budget dat u in gedachten heeft is meestal het ideale budget voor een project zonder valkuilen of vertragingen. Om te voorkomen dat u zonder budget komt te zitten, kunt u het beste onvoorziene omstandigheden inbouwen, mogelijke koerswijzigingen, vertragingen, de behoefte aan extra middelen (intern/extern), enz. Denk aan alle technische kosten van uw project en zorg voor een marge, want als het project eenmaal van start is gegaan, is het te laat.

Doe niet alsof je geen concurrenten hebt. Het is bekend: “geen concurrenten, geen markt”. Een van de eerste dingen die evaluatoren doen wanneer zij uw aanvraag ontvangen, is onderzoeken wat er in uw sector wordt gedaan. Als zij concurrenten vinden, vooral lokale, en u hebt ze niet genoemd, is dat een slecht begin. Het is veel beter om uw concurrenten duidelijk te identificeren en uw toegevoegde waarde aan te tonen.

Onderschat de lengte van het project niet. Voor een ontwikkeling wilt u waarschijnlijk morgen het product op de markt brengen. Maar over het algemeen duurt het minstens 6 maanden om een Proof Of Concept te ontwikkelen. Bij deze 6 maanden komen nog eens 6 maanden voor een eerste Minimum Viable Product en nog eens 6 tot 12 maanden voor het eindproduct. In sommige sectoren, zoals biotechnologie, verlengt de certificeringsfase de ontwikkelingscyclus nog verder. Het kan dus 18 tot 24 maanden duren om een nieuw product te ontwikkelen. Als u vertraging oploopt in het proces, is het altijd mogelijk om een verlenging aan te vragen, mits u dit met concrete elementen kunt rechtvaardigen, maar het oorspronkelijke budget blijft steeds behouden.

Onderschat het belang van uw financiële situatie niet. Een subsidie moet gezien worden als co-financiering. U moet aantonen dat u uw deel van de kosten van het project kunt financieren via toekomstige inkomsten, cashflow, fondsenwerving, krediet, enz. Het juiste moment om een subsidie aan te vragen is wanneer uw financiële situatie goed is of op het punt staat te verbeteren. Hoe meer geld u te besteden hebt, hoe meer subsidiegeld kan verkregen worden.

Behandel het project niet alsof de subsidie er geen invloed op heeft. Waarom zou u dan een subsidie krijgen? Bedenk en leg uit wat u met de subsidie meer of beter kunt doen dan de concurrentie.  Dit wordt het stimulerend effect of de toegevoegde waarde van de subsidie genoemd.

Laat angst om gevoelige informatie bekend te maken u niet weerhouden om subsidies aan te vragen. Vertrouwelijkheid behoort tot de kerntaken van de evaluatoren. In meer dan 20 jaar hebben wij nog nooit meegemaakt dat een project werd gekopieerd naar aanleiding van een subsidieaanvraag. Zie de autoriteiten als partners, net zoals een bank of een business angel.

Denk niet dat subsidies uw liquiditeitsproblemen zullen oplossen. Het verkrijgen van een subsidie kost tijd en de uitbetaling gebeurt typisch in schijven. Geef voorrang aan inkomsten van uw klanten (of uit fondsenwerving, bankkrediet, enz.) en zie de subsidie als de kers op de taart.

Subsidies verhogen uw belastingen niet. Misschien, omdat deze subsidies boekhoudkundig als inkomsten worden behandeld, maar uw R&D-project maakt ook de weg vrij voor de investeringsaftrek en de aftrek voor innovatie-inkomsten, die uw belastinggrondslag verlagen. Bovendien kunt u profiteren van een gedeeltelijke vrijstelling van bedrijfsvoorheffing voor onderzoekers tot 80%. Het verkrijgen van uw subsidie is een belangrijk bewijs van activiteiten die voldoen aan de R&D-criteria. Dit helpt om deze fiscale stimuli, die bovendien volledig cumuleerbaar zijn, veilig te stellen.